1. Per iniciativa dels usuaris o per requisit de l’Administració general, es poden presentar documents que acompanyin les sol·licituds, els escrits i els documents presentats, així com documentació complementària, sempre que compleixin els estàndards de format i els requisits de seguretat que es determinin a les Normes tècniques d’interoperabilitat i de seguretat, així com altres estàndards de format aprovats per l’Administració general.
2. Quan aquesta documentació no es presenta en el mateix acte que la sol·licitud, escrit o document, l’usuari ha d’indicar el número de registre de la sol·licitud, escrit o document que acompanyi o complementi.
3. El que disposa l’apartat 1 d’aquest article s’entén sense perjudici del dret de l’usuari a presentar la documentació annexa i complementària al Registre electrònic per qualsevol altre mitjà admès per la normativa vigent.

1. Els moviments d’entrada i sortida de documents s’han d’anotar tenint en consideració les prescripcions dels serveis de gestió documental, i en tot cas amb el detall recollit en l’apartat següent i respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents, amb indicació de la data i l’hora en què es produeixen i l’assignació d’un número únic i seqüencial.

2. Cada assentament que es practica ha d’incloure:

   • a) Un número únic assignat.
   • b) La identificació del servei o procediment administratiu o qualsevol altre que s’hagi efectuat.
   • c) La data i l’hora en què es presenta o té sortida el document.
   • d) La data en què es produeix l’assentament.
   • e) La identificació de la persona o les persones interessades.
   • f) L’òrgan administratiu remitent, si escau.
   • g) La persona o l’òrgan administratiu al qual s’envia.
   • h) L’evidència criptogràfica de la seva integritat i, si escau, la tipologia documental i la referència del contingut del document que es registra.

3. Els registres d’assentaments d’entrada i sortida han de quedar emmagatzemats electrònicament amb totes les garanties d’integritat, disponibilitat, autenticitat, confidencialitat i conservació de la informació.

4. Un cop efectuat el registre, els documents s’han de traslladar als destinataris o a les unitats administratives competents per raó de la matèria, per tramitar-los.

1. El sistema de registre electrònic ha d’emetre automàticament un rebut o justificant, que s’ha de lliurar a la persona interessada i que ha d’incloure la data i l’hora de presentació i el número d’entrada al registre, així com la identificació dels altres documents que, si escau, l’acompanyin, i l’evidència criptogràfica de la seva integritat. El rebut ha d’incorporar un segell electrònic del sistema.
2. El ciutadà ha de disposar d’una còpia de la sol·licitud o escrit presentat dins l’expedient corresponent en l’espai personal de la Seu electrònica.
3. La no emissió del rebut o, si escau, la recepció d’un missatge d’indicació d’error o deficiència en la transmissió implica que no s’ha produït la recepció.

1. La presentació d’un document en un dia inhàbil per a l’Administració general s’entén efectuada la primera hora del primer dia hàbil següent, tret que una norma permeti la presentació en dia inhàbil. A aquest efecte, en l’assentament d’entrada s’inscriuen com a data i hora de presentació la data i l’hora en les quals es va produir efectivament la recepció, i es consideren anteriors als documents que es presentin amb posterioritat. Compten com a data i hora d’entrada les zero hores i un segon del primer dia hàbil següent.
2. Quan la presentació d’un document sigui per a altra Administració pública, el còmput es determina mitjançant la data i l’hora en què es practica l’assentament al registre electrònic de l’Administració pública competent per resoldre. A aquest efecte el Registre electrònic del Govern efectua l’entrada i la sortida datades d’acord amb la presentació i l’enviament del document.

Capítol sisè. Tauler electrònic d’informació pública

1. El tauler d’anuncis de l’Administració general es dota dels mecanismes necessaris, com els de signatura electrònica i segellament de temps, entre altres, per acreditar fefaentment la difusió pública de la informació que es publiqui en aquest espai.
2. La publicació dels actes o les comunicacions mitjançant el tauler d’anuncis electrònic no substitueix en cap cas la notificació personal, llevat dels casos previstos en la normativa administrativa.
3. La publicació al tauler d’edictes electrònics és complementària de la publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
4. L’accés al tauler d’edictes electrònic no requereix cap mecanisme d’acreditació de la identitat del ciutadà o la ciutadana.

En el tauler electrònic s’han de publicar:

• a) Els anuncis, els acords, les resolucions i les comunicacions que emet el Govern d’Andorra en l’exercici de les seves competències, d’acord amb les disposicions legals o reglamentàries que així ho estableixin.
• b) Els projectes i estudis posats a disposició dels ciutadans per a informació pública.
• c) Altres informacions que determini el Govern.

Títol III. Tramitació del procediment administratiu electrònic

Capítol primer. Identitat i signatura electròniques

1. L’Administració general pot utilitzar els sistemes següents per a la seva identificació electrònica i per a l’autenticació dels documents electrònics que produeixi:

   • a) Sistemes de segellament electrònic basats en un certificat electrònic qualificat o reconegut, en cas d’actuació administrativa automatitzada.
   • b) Signatura electrònica dels òrgans unipersonals i de les persones al servei de l’Administració general.

2. Els actes administratius es poden dictaminar de forma automatitzada, sempre que es compleixin els requisits establerts per als actes administratius en la normativa administrativa aplicable i en aquest Reglament. A aquest efecte, l’Administració general determina la utilització del segell electrònic corresponent, d’acord amb els requisits de la Llei de serveis de confiança electrònica.

3. Els sistemes de signatura electrònica amb què s’hagi proveït la persona amb la condició d’òrgan unipersonal o de personal al servei de l’Administració general serveixen per identificar-la i per comprovar la seva habilitació, d’acord amb les previsions següents:

   • a) L’Administració general ha de proporcionar els sistemes corporatius de signatura electrònica adequats per a la seva actuació electrònica, en les funcions assignades a cada rol.
   • b) L’Administració general ha de preveure i planificar les necessitats de signatura electrònica corporativa, per garantir la dotació efectiva dels diferents sistemes i serveis.

1. La identificació i l’acreditació de la voluntat dels usuaris es pot produir per mitjà dels mecanismes següents:

   • a) La utilització de la signatura o el segell electrònic qualificat és un requisit suficient per identificar i entendre acreditada la voluntat dels usuaris que presentin per via electrònica documents en qualsevol procediment o tràmit de conformitat amb el que preveu aquest Reglament.
   • b) Altres sistemes de signatura o segell electrònic que, sense ser qualificats, siguin adequats per garantir la identificació dels usuaris i, si escau, l’autenticitat i integritat dels documents electrònics, a discreció de l’Administració general, d’acord amb els criteris següents:

i. Les característiques dels canals electrònics que s’hagin habilitat per dur a terme el tràmit.

ii. La proporcionalitat entre el requisit imposat i la transcendència que pugui tenir el tràmit en concret en l’esfera jurídica de la persona interessada.

iii. L’exigència formal de signatura en relació amb l’escrit presentat per la persona que es pugui establir en la normativa de procediment administratiu general o sectorial.

iv. El nivell de seguretat jurídica, en funció dels riscos associats a l’operació.

v. La disponibilitat de la tecnologia i els recursos de l’Administració general.

2. L’Administració general, mitjançant un conveni amb l’Oficina de Serveis de Confiança Electrònica del Principat d’Andorra, subministra els mecanismes d’identificació i d’acreditació de la voluntat als usuaris que ho sol·licitin, en els termes previstos a la Llei de serveis de confiança electrònica.
3. L’Administració general publica la relació de sistemes de signatura o segellament electrònic no qualificats que siguin admesos en les seves relacions amb els usuaris. Aquesta relació ha d’incloure, almenys, informació sobre els elements d’identificació utilitzats, així com, si escau, les característiques dels certificats electrònics admesos, els prestadors que els expedeixen i les especificacions de la signatura o el segellament electrònic que es pot fer amb els certificats esmentats.
4. Les sol·licituds, els escrits i els documents electrònics que presentin els usuaris han d’incorporar el mecanisme d’identificació i d’acreditació que en cada cas es defineixi.
5. Es requereix per part dels usuaris l’esmena de qualsevol defecte formal ocasionat per l’incompliment dels requisits d’identitat, integritat i autenticitat que preveu aquest article.

L’admissió dels mecanismes previstos en els epígrafs anteriors resta subjecta a la seva regulació en la política de signatura electrònica i han de seguir el Reglament que estableix la Política de gestió del document electrònic del Govern d’Andorra.

Capítol segon. Iniciació, instrucció i acabament del procediment administratiu dels serveis digitals

1. La iniciació del procediment administratiu a instància de part per mitjans digitals es duu a terme, exclusivament, amb la presentació de les sol·licituds a la Seu electrònica o al Registre electrònic que es regula en aquest Reglament. Aquesta sol·licitud ha de reunir els requisits establerts en aquest Reglament i per la normativa administrativa.

A aquests efectes, l’Administració general ha de posar a disposició de les persones interessades els corresponents models o sistemes electrònics normalitzats de sol·licitud.

2. Per als tràmits i procediments per als quals no s’hagi establert un model o un sistema electrònic de sol·licitud específic, l’Administració s’obliga expressament a posar a disposició de les persones interessades un model o un sistema electrònic de sol·licitud genèric.
3. La iniciació del procediment administratiu d’ofici per mitjans digitals es duu a terme amb els sistemes corporatius de gestió dels expedients adequats per a l’actuació electrònica, amb la corresponent vinculació amb el Registre electrònic.

1. Els programes, les aplicacions i els sistemes d’informació que en cada cas s’utilitzin per dur a terme els serveis digitals han de garantir el control dels terminis, la constància de la data i l’hora i la identificació de les persones i els òrgans responsables de les actuacions i els procediments, a més de garantir l’ordre de tramitació dels expedients.
2. Es garanteix l’exercici dels drets que assisteixen l’usuari durant la tramitació de l’expedient administratiu mitjançant la comunicació i la notificació previstes en aquest Reglament.

1. Els procediments que es tramitin i s’acabin en suport electrònic garanteixen la identificació i l’exercici de la competència per part de l’òrgan competent, mitjançant qualsevol dels instruments d’identificació i autenticació del document produït d’acord amb aquest Reglament.
2. L’acte o la resolució que posi fi a un procediment electrònic ha de complir els requisits que preveu la normativa administrativa.
3. El trasllat de documents electrònics es fa d’acord amb el procediment de canvi de suport previst en aquest Reglament o en la normativa concordant.

Capítol tercer. Notificació electrònica dels serveis digitals

1. La notificació s’ha de practicar preferentment per mitjans electrònics i, en qualsevol cas, quan la persona o entitat interessada estigui obligada a relacionar-se electrònicament o sol·liciti rebre-la per aquesta via.
2. S’entén que la notificació està vàlidament practicada el dia en què la persona interessada o el seu representant accedeixen al seu contingut.
3. Les notificacions a través de mitjans electrònics s’han de practicar mitjançant compareixença a l’àrea personalitzada de la Seu electrònica de l’Administració general. Aquest esdevindrà el procediment general de notificació electrònica del Govern.

A efectes dels procediments administratius d’ofici mitjançant treballador públic habilitat d’acord amb les normatives sectorials i el resultat dels quals és la notificació, la notificació es podrà efectuar en l’espai personal establert en aquest Reglament o un altre mitjà electrònic habilitat d’acord amb aquest últim.

4. Un cop transcorreguts quinze dies des que la notificació s’ha posat a disposició de la persona interessada a la Seu electrònica, si no s’ha produït l’accés al contingut s’entén que la notificació ha estat refusada i s’aplica el que estableix el Codi de l’Administració, entenent-se vàlidament efectuada. La data de notificació als efectes d’aquesta disposició s’entén l’endemà del termini dels quinze dies. El sistema ha de permetre la lectura posterior del contingut de la notificació.

5 El document electrònic de notificació ha de contenir tota la informació prevista en el Codi de l’Administració per a la seva eficàcia.

6. La persona interessada accedeix a la notificació que regula aquest article utilitzant la seva signatura electrònica, que ha de ser qualificada i ha d’estar reconeguda pel Govern.
7. La disponibilitat de les notificacions per a les persones no obligades a l’espai personal de la Seu electrònica del Govern requereix l’acceptació prèvia i inicial d’aquestes persones com a usuàries de la notificació electrònica i d’aquesta via per fer efectives les notificacions que corresponen als serveis digitals.
8. L’acceptació de la notificació electrònica és una condició necessària per a la tramitació electrònica dels serveis digitals a la Seu electrònica del Govern. Aquesta acceptació es fa efectiva pel fet d’accedir a la Seu electrònica.
9. Des del moment de l’acceptació, el sistema dona l’alta al servei de notificació electrònica, i informa l’usuari de forma clara del fet d’estar donat d’alta en el servei de notificació electrònica. Aquesta alta pot revocar-se posteriorment de forma presencial.

Mentre no sigui revocada, l’usuari està informat de la seva alta en l’espai personal.

10. En cas que l’Administració general desenvolupi un entorn electrònic cooperatiu en el qual es puguin publicar, entre altres, notificacions electròniques provinents de qualsevol administració, aquestes administracions s’hi adheriran per publicar les seves notificacions i inclouran a la Seu electrònica un enllaç per poder-hi accedir.

Aquest entorn necessita que els ciutadans es donin d’alta a aquest servei de notificació electrònica d’acord amb el mecanisme que s’estableixi a aquest efecte.

11. No es practica la notificació electrònica en el cas d’actes que continguin elements incompatibles amb la conversió electrònica. Tampoc es practica en els actes que tinguin per objecte el lliurament a la persona interessada de mitjans de pagament en format físic.
12. L’entorn electrònic ha de custodiar les evidències oportunes, tant de la posada a disposició de la notificació com de l’accés per part del destinatari, incloses la data i l’hora en què es produeix la posada a disposició i la data i hora d’accés al contingut.
13. En el cas de les notificacions adreçades a persones interessades que les hagin de rebre en paper, s’ha de posar igualment a disposició en l’entorn de notificació electrònica una còpia de la notificació. L’accés per part de la persona interessada a aquesta còpia electrònica també produeix els efectes jurídics de la notificació.

1. L’entorn electrònic de notificació ha de remetre un avís en el moment de la posada a disposició, adreçat al dispositiu electrònic o a l’adreça de correu electrònic de què hagi informat la persona interessada. Aquests avisos no tenen efectes notificadors i, davant de qualsevol discrepància entre l’avís i la notificació, preval sempre la notificació. Així mateix, les possibles disfuncions del sistema d’avisos no condicionen l’efectivitat de la notificació electrònica. L’absència d’aquest avís no condiciona l’eficàcia de la notificació.
2. La persona interessada pot comunicar, a través de l’entorn electrònic de notificació, les dades identificatives del dispositiu o l’adreça on vol rebre els avisos esmentats en l’apartat anterior, i pot indicar si els vol rebre de les dos maneres.

Capítol quart. Actuació administrativa automatitzada

1. L’Administració general ha de promoure de forma preferent els procediments administratius que es produeixin mitjançant un sistema d’informació programat sense necessitat de la intervenció directa d’un empleat públic.
2. Els mecanismes d’actuació administrativa automatitzada en els procediments administratius que tramita el Govern d’Andorra es produeixen d’acord amb el Decret 187/2021, del 2-6-2021, d’aprovació del Reglament de l’actuació administrativa automatitzada.

Capítol cinquè. Document electrònic i expedient electrònic

1. L’expedient electrònic és el conjunt ordenat i indexat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament per a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. A l’expedient ha de constar una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada, si escau, d’acord amb el procediment.
2. La foliació dels expedients electrònics d’acord amb el pla director de preservació dels objectes digitals del Govern es du a terme mitjançant un índex electrònic, signat o segellat per l’òrgan actuant, segons correspongui. Aquest índex garanteix la integritat i la immutabilitat de l’expedient electrònic i permet recuperar-lo sempre que calgui. És admissible que un mateix document formi part de diversos expedients electrònics.

En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional.

3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar-ne la classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta i difusió, així com la disposició final del seu cicle vida, d’acord amb el model de gestió del document i l’expedient electrònics del Govern.
4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es pot atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans digitals.

1. Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, emmagatzemada en un suport electrònic segons un format determinat per les polítiques de documents del Govern, i susceptible d’identificació i d’un tractament diferenciat.
2. El catàleg de formats i estàndards ha de seguir la Política de gestió del document electrònic del Govern i la posterior normativa concordant que es pugui publicar. Els formats dels documents que s’admeten en el Registre electrònic han de ser publicats a la seu electrònica corresponent, vetllant per la neutralitat tecnològica.
3. Els documents presentats per les persones interessades han de tenir el format previst per l’Administració, d’acord amb el model de gestió del document i l’expedient electrònics del Govern.
4. Si els documents presentats tenen un pes o volum que no permet presentar-los per al Registre electrònic general, s’han de dipositar a la plataforma que l’Administració tingui habilitada per a aquests casos.
5. L’Administració emet documents electrònics per deixar constància de les actuacions administratives, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància.
6. Els documents electrònics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat dels continguts, com també la conservació de l’aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, la confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d’arxius i documents.
7. Els documents electrònics han d’incorporar una marca qualificada de temps sobre la seva signatura electrònica i les metadades, enteses com qualsevol informació en format electrònic associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinades al coneixement immediat i automatitzable de qualsevol de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents.

1. D’acord amb els principis de simplificació administrativa i interoperabilitat entre administracions, l’Administració general promou l’eliminació de documents en paper, que se substitueixen, sempre que es pugui, per documents electrònics o per transmissions de dades.
2. Tant en el cas de documents electrònics com en el de transmissió de dades, l’expedició, el tractament i els efectes es regeixen pel que disposa aquest Reglament, l’Esquema nacional d’interoperabilitat, l’Esquema nacional de seguretat del Principat d’Andorra i la normativa de protecció de dades de caràcter personal, així com la resta de la normativa aplicable al procediment administratiu.
3. L’Administració general facilita l’accés d’altres administracions públiques a les dades relatives als usuaris que estiguin en el seu poder i es trobin en suport electrònic. La disponibilitat de les dades es fa d’acord amb l’esquema d’interoperabilitat de la passarel·la d’intercanvi de dades i documents del Principat d’Andorra.
4. En el marc dels principis regulats en aquest Reglament, l’Administració general promou l’establiment de convenis amb entitats públiques per tal de simplificar l’obtenció, la transmissió i, si escau, la convalidació de documents electrònics per transmissions de dades. L’aportació dels certificats que preveuen les normes reguladores vigents de procediments i actuacions administratives es pot fer a través de certificats electrònics, amb plena validesa i eficàcia, d’acord amb les previsions sobre interoperabilitat en la política de la signatura i el segell electrònics del Decret 460/2022, del 9-11-2022, d’interoperabilitat del Principat d’Andorra.

1. Es poden generar còpies electròniques dels documents electrònics que formin part dels expedients de l’Administració general. Aquestes còpies poden ser totals o parcials i es poden generar en un format nou o es pot conservar l’original, sempre que se’n respecti el contingut. Aquestes còpies poden ser generades per sistemes d’actuació administrativa automatitzada quan estigui previst.
2. Es poden generar còpies electròniques dels documents en paper que hi ha en els expedients de l’Administració general, o que es presentin a les oficines de tramitació amb el ciutadà. La còpia electrònica ha de ser generada a través del procediment de digitalització que garanteixi la qualitat de la imatge resultant i la seva identitat amb el document aportat. Les còpies electròniques han d’incorporar les metadades que acreditin el caràcter de còpia, així com les específiques del procés de digitalització.
3. Les còpies generades en qualsevol dels casos previstos en els apartats anteriors poden tenir el caràcter de còpia autèntica quan el document del qual parteixen sigui un original o una còpia autèntica. En aquest cas, el procediment de còpia és el resultant del procediment establert al Decret 89/2023, del 22-2-2023, de digitalització qualificada.
4. L’Administració pot facilitar còpies en suport paper dels seus documents electrònics, mitjançant la incorporació en el document en paper d’un codi de verificació electrònica o element anàleg que permeti la comprovació en la Seu electrònica, així com la indicació del termini màxim durant el qual l’Administració s’obliga a tenir disponible per a verificació aquesta còpia en concret.

1. Els documents que formin part d’expedients normalitzats, tant iniciats com ja finalitzats per part de l’Administració general, s’han d’incorporar a l’arxiu electrònic.
2. L’arxiu electrònic, que pot comptar amb diferents repositoris o suports per emmagatzemar els documents electrònics esdevinguts en l’exercici de les funcions efectuades per l’Administració, ha d’obeir el sistema de gestió documental definit en el model de gestió documental del Govern i ha de complir les mesures de seguretat que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, ha d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos i el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts per l’Administració que així ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes utilitzats.
3. L’Administració general pot establir convenis o acords amb altres entitats per a l’arxivament definitiu dels seus documents electrònics, sempre que compleixin les garanties de l’apartat anterior i la normativa referent a l’arxiu nacional.

1. L’Administració ha de disposar d’un sistema únic de gestió documental, que ha de facilitar, entre altres aspectes, la transparència de l’organització i el tractament correcte de la informació i la documentació en les fases activa i semiactiva, així com la seva conservació i disponibilitat en la fase inactiva.
2. El sistema de gestió documental ha de seguir el que està establert al decret vigent en cada moment sobre la Política de gestió del document electrònic del Govern.

Títol IV. Registre electrònic de representants

Capítol primer. Registre electrònic de representants i representació per mitjans digitals

1. Es crea i regula en aquest capítol el funcionament del Registre electrònic de representants de l’Administració general com a sistema per relacionar-se amb l’Administració general per via electrònica mitjançant terceres persones, que han de complir els requisits establerts en el Codi de l’Administració.
2. Cada servei comunica i inclou, amb caràcter previ, al Registre de serveis digitals les actuacions de la seva competència i de les quals, per la seva naturalesa i regulació, s’accepta la representació, que queden així habilitades dins el Registre.
3. La representació que s’inscriu en el Registre electrònic de representants només és vàlida per als tràmits i les actuacions per mitjans digitals.

En el Registre electrònic de representants de l’Administració general s’hi inscriuen:

• a) Les persones que atorguen els apoderaments o les representacions a terceres persones per actuar en el seu nom, de manera electrònica, davant l’Administració general i les persones apoderades.
• b) Les persones habilitades per a la representació que hagin signat un conveni amb l’Administració general.
• c) Els professionals o entitats que, per la seva naturalesa, exerceixen davant l’Administració general per compte d’altri.
• d) Les persones empleades dels professionals o entitats anteriors.

La relació de persones, entitats i professionals dels apartats b i c, a l’efecte de poder triar-los d’entre la relació i inscriure els apoderaments en el Registre electrònic de representants, ha de ser pública, a excepció dels que comuniquin expressament a l’Administració general la voluntat de no ser-hi publicitats.

1. Les persones que apoderen altres persones per actuar en el seu nom davant l’Administració general, per mitjans digitals, han d’acreditar, obligatòriament, l’atorgament del poder de representació per algun dels mitjans següents:

   • a) Si és persona física, mitjançant la compareixença personal del poderdant davant l’Administració general o mitjançant documents normalitzats aprovats per aquesta última.
   • b) En qualsevol cas, per via electrònica, mitjançant l’ús d’algun dels sistemes d’identificació i autenticació previstos en la normativa sobre representació, signatura electrònica i segell electrònic.

2. Els apoderaments tenen efecte des de la data en què s’inscriuen en el Registre electrònic de representants de l’Administració general. En el supòsit de l’apartat 1.b, la inscripció en el Registre és automàtica.

3. El poderdant que sol·licita rebre les notificacions per via electrònica pot atorgar poder a una sola persona per a la recepció electrònica d’aquestes comunicacions i notificacions a través de la seu electrònica.

4. Quan s’exigeixi l’acceptació explícita de l’apoderament segons la normativa sectorial de l’acte, aquest darrer no pren efecte fins que la persona apoderada el consenti per algun dels mitjans descrits en les lletres a i b de l’apartat 1 d’aquest article.

1. L’Administració general pot habilitar les persones autoritzades per representar terceres persones, a fi que duguin a terme determinats tràmits electrònics en nom d’aquestes darreres.
2. L’habilitació es formalitza a través d’un conveni en el qual s’especifiquen els tràmits i procediments objecte de la representació i les condicions que s’han de complir. Aquests convenis se subscriuen per part dels òrgans competents en la resolució dels procediments objecte de la representació, amb l’informe previ de la direcció.
3. Les persones habilitades han de tenir la representació necessària per a cada actuació. L’Administració general els pot requerir, en qualsevol moment, que acreditin la representació, i és vàlida l’atorgada a través dels documents normalitzats aprovats per l’Administració general. La falta de representació suficient dona lloc a l’exigència de les responsabilitats procedents.

1. Els apoderaments descrits a l’article 50 que estiguin inscrits en el Registre electrònic de representants de l’Administració general només tenen efecte respecte dels tràmits i procediments als quals expressament es refereixi el poder atorgat i que hagin estat consignats en el model corresponent. Si es tracta d’una representació general, l’apoderament té efecte per a tots els tràmits dels procediments que s’incloguin en el Catàleg de serveis digitals de l’Administració general i que, d’acord amb el Codi de l’Administració, serveixin per presentar sol·licituds i declaracions responsables, formular al·legacions i proposar proves, interposar recursos, i desistir d’accions i renunciar als seus drets.
2. En la Seu electrònica es publiquen els serveis digitals que poden ser objecte d’apoderament, així com el seu abast i el nivell de seguretat de la identificació i l’autenticació de les persones en el cas de fer-se d’acord amb l’apartat 1.d de l’article 50 d’aquest capítol.
3. Els models per atorgar els apoderaments previstos a l’apartat 1.d de l’article 50 s’estableixen per a l’atorgament d’un tràmit o per a una categoria o família de tràmits, per als terminis de l’exercici, per a qui rep les notificacions o bé per a tots aquests aspectes. La durada per la qual s’estableix un apoderament no pot ser superior a cinc (5) anys.
4. En tot cas, l’apoderament per a la recepció de notificacions implica que la persona poderdant consent la utilització de mitjans digitals en els termes d’aquest Reglament per a la pràctica de notificacions per part de l’Administració general, quan la notificació es practiqui al representant.

1. La persona poderdant pot modificar la representació atorgada i inscrita al Registre electrònic de representants de l’Administració general. La modificació pot referir-se als elements establerts a l’apartat 3 de l’article 52. En canvi, la modificació dels procediments per als quals s’ha atorgat representació, del tipus de representació o de la persona apoderada requereix un nou atorgament de poders, amb la revocació prèvia de l’apoderament existent.
2. Per modificar la representació ha d’acreditar-se la identificació de la persona poderdant i no és necessària cap validació per part de l’Administració general.
3. La modificació de l’apoderament prevista en aquest article es comunica al representant a la Seu electrònica. Un cop acceptada es comunica al representat mitjançant la Seu electrònica.

1. La representació inscrita en el Registre electrònic de representants pot cancel·lar-se:

   • a) Per l’acompliment del poder donat, o en exhaurir-se el termini o la finalitat per a la qual es va atorgar.
   • b) Quan la persona poderdant revoqui l’apoderament atorgat.
   • c) Quan la persona apoderada renunciï a l’apoderament, d’acord amb l’apartat 4 d’aquest article.

2. La cancel·lació de la inscripció d’apoderament pren efecte des que s’incorpora al Registre electrònic de representants.

3. La cancel·lació de la inscripció d’apoderament ha de fer-se:

   • a) Mitjançant la compareixença personal del poderdant o l’apoderada a les oficines de l’Administració general, presentant o signant un document normalitzat que s’inscriu al Registre electrònic de representants.
   • b) Mitjançant un document públic o un document privat amb signatura legitimada notarialment presentat a les oficines de l’Administració. Aquests documents han de contenir la informació d’acord amb els documents normalitzats i evitar limitacions que n’impedeixen el tractament normalitzat.
   • c) Per Internet, mitjançant l’ús d’algun dels sistemes d’identificació i autenticació previstos en aquest Reglament. En aquest cas, la cancel·lació es produeix de manera automàtica.

En els supòsits dels apartats a i b, la cancel·lació en el Registre electrònic de representants la duu a terme personal funcionari de l’òrgan responsable autoritzat, que comprova que la cancel·lació s’ajusta a les condicions establertes.

4. En qualsevol moment, la persona apoderada pot renunciar a l’apoderament mitjançant el sistema posat a disposició a la Seu electrònica, que ha de recollir el consentiment del representat. Si aquest sistema resulta infructuós, la persona apoderada pot renunciar a l’apoderament sempre que acrediti en el Registre electrònic de representants que, abans de presentar a l’Administració general la renúncia, l’ha comunicat al seu representat per qualsevol mitjà vàlidament admès en dret, i fins llavors no es produeix la cancel·lació en el Registre electrònic de representants.

Els apoderaments efectuats per algun dels mitjans descrits en les lletres a i b de l’apartat 1 de l’article 50 poden ser revocats per l’Administració general sempre que aquesta darrera comprovi, en qualsevol moment posterior al registre dels apoderaments, que existeixen fets que per acció o omissió de l’apoderat són contraris als drets que el poderdant li atorga o que l’apoderat fa un ús contrari de les normes en tant que representant, i en especial per als casos en què la representació recau en una persona dels apartats b i c de l’article 49.

Aquest fet ha de constar a l’expedient i ha d’estar degudament motivat. La persona apoderada revocada pot exercir els seus drets d’impugnació sobre aquesta revocació d’acord amb el Codi de l’Administració.

1. El Servei de Tràmits del Govern gestiona les autoritzacions dels professionals i les entitats que sol·liciten inscriure’s i constar com a representants en el Registre electrònic de representants de l’Administració, d’acord amb els articles 52 i 53 d’aquest Reglament.
2. El Servei de Tràmits és competent en els serveis digitals objecte de representació i és l’encarregat de comprovar l’emplenament dels models d’inscripció, cancel·lació i renúncia de representació, que han d’estar disponibles en la Seu electrònica, i de la inscripció en el Registre electrònic de representants.

L’Administració no és en cap cas responsable de les accions o omissions dels representants.

El Registre electrònic de representants ha de permetre consultar els apoderaments en els supòsits següents:

1. Els poderdants han de poder consultar les relacions que els afecten, tant les relacions vigents com les ja finalitzades. Els que no disposin de signatura o segell electrònic qualificat poden consultar-les dirigint-se al Servei de Tràmits.
2. Els representants poden consultar les seves relacions existents i les ja finalitzades dins de l’entorn habilitat en l’espai personal de la Seu electrònica.

Títol V. Ús dels mitjans digitals per part dels òrgans col·legiats

Capítol primer. Normes generals

1. Els òrgans col·legiats de l’Administració general poden fer ús de mitjans electrònics en les seves actuacions, en especial les relatives al seu funcionament intern per a la presa d’acords, sempre que es garanteixi l’autenticitat, la integritat, la conservació, la disponibilitat i la confidencialitat d’aquestes actuacions.
2. Als efectes de l’apartat anterior, per a l’ús de mitjans electrònics és imprescindible que els presidents i els secretaris dels òrgans col·legiats i, si escau, la resta dels membres dels òrgans col·legiats, disposin de signatura electrònica qualificada, d’acord amb el que determina el títol III d’aquest Reglament, en especial per a la presa d’acords i els documents que ho testimoniïn.
3. Els reglaments interns de funcionament de cada òrgan col·legiat poden establir procediments telemàtics obligatoris per als seus membres. La tramesa de les comunicacions s’ha d’efectuar a través de serveis que assegurin la no vulnerabilitat i l’autenticitat d’acord amb un protocol establert pel Govern o els estàndards comunament acceptats d’existir.

Capítol segon. Funcionament electrònic dels òrgans col·legiats

1. Els òrgans col·legiats, conforme a les seves normes de funcionament, poden generar, signar i, quan escaigui, trametre electrònicament:

   • a) L’ordre del dia de les sessions.
   • b) Les convocatòries de les sessions.
   • c) Les actes provisionals i les actes definitives de les sessions.
   • d) Tots els documents annexats als anteriorment esmentats.
   • e) Qualsevol altra documentació que sigui necessària per a la correcta celebració de les sessions.

2. La documentació necessària per a la correcta celebració de les sessions s’ha d’enviar per mitjans digitals, en el mateix moment de la convocatòria de les sessions o amb posterioritat. En el cas que aquesta documentació estigui disponible en una adreça electrònica, aquesta adreça en garantirà l’accessibilitat i la seguretat.

3. Les sessions dels òrgans col·legiats es poden celebrar virtualment i a distància, i de manera mixta, per mitjà de la Seu electrònica principal de l’Administració general o de qualsevol de les seves seus electròniques dependents, en el moment en què aquesta Administració ho possibiliti, o per altres mitjans com la videoconferència, sempre que es pugui palesar la identitat dels membres de l’òrgan col·legiat, la seva participació efectiva en els debats, i la integritat i l’autenticitat dels mecanismes per adoptar els acords.

4. El lloc de les sessions desenvolupades a distància i de manera mixta és la seu territorial de l’òrgan corresponent.

5. La posada a disposició i l’accés a la documentació que acompanyi l’ordre del dia es pot efectuar emprant un repositori i un entorn segur als quals puguin accedir l’administrador d’usuaris del repositori i, si escau, els membres de l’òrgan mitjançant qualsevol dels sistemes de signatura electrònica aprovats.

1. Els llibres d’actes i els llibres de resolucions o altres han de registrar-se en suport electrònic, sigui perquè són digitalitzats o sigui perquè estan creats originalment en un suport digital.
2. Les còpies digitalitzades o els documents electrònics incorporats als respectius llibres han d’incorporar la signatura electrònica corresponent o el segell d’òrgan de l’Administració general que doni fe de la seva autenticitat.

1. Les actes i la resta de documents que s’hagin produït electrònicament d’acord amb les previsions dels articles anteriors s’han de conservar en el mateix format en el qual es van crear, o bé en qualsevol altre que asseguri la identitat i la integritat de la informació necessària per reproduir-los. L’acta es pot substituir per la gravació de la sessió efectuada presencialment o complementar amb aquesta gravació, sense perjudici de la necessitat de documentar els acords adoptats.
2. La documentació electrònica s’emmagatzema i conserva en el gestor documental corporatiu, d’acord amb el model de gestió documental del Govern. La documentació es conserva amb la signatura electrònica original completada amb la marca de temps qualificada i la constància de verificació del certificat electrònic, en el qual es basa la signatura.
3. L’expedició de certificats telemàtics dels acords presos s’ha de fer d’acord amb el que disposa el capítol segon del títol III d’aquest Reglament.

1. El règim de notificació i publicació aplicable als acords dels òrgans de govern és el previst en el capítol tercer del títol III d’aquest Reglament.
2. Per coordinar l’actuació dels òrgans interns de l’Administració general, la comunicació entre aquests òrgans dels acords continguts en documents electrònics signats és vàlida emprant les adreces de correu corporatives.

Títol VI. Atenció ciutadana digital

Capítol primer. Sistemes digitals d’atenció ciutadana

1. El Sistema d’atenció ciutadana digital com a part essencial dels serveis digitals i amb la finalitat de prestar un servei transversal, complet i coherent, constitueix el conjunt de processos, serveis, modalitats, nivells, plataformes, òrgans i unitats administratives que són un suport de les funcions dels serveis digitals regulades en aquest Reglament.

El sistema es compon:

• a) De l’atenció a la ciutadania en comparèixer l’usuari presencialment.
• b) De la presència i el model a Internet.
• c) De les modalitats habilitades en cada moment en funció dels avenços tecnològics, seguint un esquema d’omnicanalitat dels serveis de l’Administració general.

2. L’atenció presencial a la ciutadania es basa en la gestió electrònica dels serveis digitals en comparèixer la persona interessada davant les autoritats i el personal empleat públic, i, específicament, a les dependències i les oficines establertes a aquest efecte o al Servei de Tràmits del Govern.
3. La gestió electrònica dels serveis digitals es proporciona a través de les modalitats habilitades en cada moment en funció dels avenços tecnològics, i que han de complir els estàndards vigents en matèria d’accessibilitat.
4. La presència i el model a Internet es basa en el model d’administració digital d’aquest Reglament i dels elements de l’administració electrònica regulats en els capítols 3, 4, 5 i 6 del títol II d’aquest Reglament.
5. A aquest efecte el Govern ha d’establir un protocol de bones pràctiques i informació al ciutadà per donar una resposta àgil, tan completa, coherent i homogènia com sigui possible, indistintament del canal emprat, per donar solució a les necessitats dels ciutadans en l’ús dels serveis digitals.

Les oficines d’impuls de l’administració digital són les encarregades d’atendre els ciutadans d’acord amb el paràgraf anterior.

Capítol segon. Servei d’atenció virtual a distància

1. Es crea l’Oficina Virtual d’Atenció al Ciutadà (anomenat, OVAC) com un servei d’atenció virtual a distància del ciutadà. L’OVAC és un canal de suport i assistència a les persones i a les empreses per dur a terme els tràmits administratius, i és la base de la identificació segura dels ciutadans i operadors mitjançant mètodes àgils, per generar així seguretat jurídica als administrats.
2. El servei ha de vetllar principalment per oferir serveis digitals de forma inclusiva, i per eliminar les barreres que dificulten l’accés als serveis digitals.

Per tal de posar a disposició aquest servei, l’òrgan responsable de la transformació digital del Govern ha d’establir el catàleg de serveis, les tipologies de persones que tenen accés prioritari a aquest servei i els protocols d’actuació per a coneixement de les actuacions d’aquest servei. La gestió funcional està sota la responsabilitat de l’òrgan responsable de l’atenció al ciutadà, en coordinació amb els altres ministeris i departaments.

3. La verificació de la identitat i, si escau, d’altres atributs específics de la persona interessada en aquest servei es duu a terme mitjançant mètodes d’identificació com la videoconferència o la videoidentificació, que aporten una seguretat equivalent en termes de fiabilitat a la presència física, i s’ha d’efectuar a partir dels estàndards de la normativa bàsica aplicable a la matèria; en concret, el Decret 170/2023, del 19-4-2023, d’aprovació del Reglament de videoidentificació i altra normativa posterior en aquesta matèria per la qual es regulen els mètodes d’identificació remota per vídeo per expedir certificats electrònics qualificats.

4. El sistema de videoatenció ciutadana ha de contenir i observar els elements següents:

   • a) Sol·licitud per part del ciutadà segons el calendari de l’Administració, amb possibilitat de fer la integració amb eines de concertació de cita.
   • b) Compartició de documentació i informació abans de la cita amb el ciutadà i el funcionari referent al servei o procediment administratiu sol·licitat.
   • c) Identificació fefaent i certificada del ciutadà de manera unívoca abans i durant la videoconferència, d’acord amb l’apartat 3.
   • d) En qualsevol cas, cal garantir el no repudi de la signatura per part de la persona interessada signant, de manera que el sistema ha d’acreditar la vinculació de l’expressió de la voluntat i les dades signades amb la mateixa persona. Aquesta garantia de no repudi exigeix que el sistema de signatura asseguri la traçabilitat adequada en cas d’auditoria d’una signatura concreta, conservant per a cada signatura i per a cada procés d’autenticació com a mínim la informació següent:

i. Data i hora de l’autenticació.

ii. Nom i cognoms de la persona interessada.

iii. Un número d’identificació relatiu a algun document legal del ciutadà.

iv. Proveïdor d’identitat emprat i nivell de seguretat d’identificació.

v. Resultat de l’autenticació (amb èxit o fallida).

vi. Resposta retornada i signada.

vii. Data i hora de la signatura.

viii. Resum criptogràfic de les dades signades, amb un algorisme d’empremta digital (hash) que compleixi les especificacions de l’esquema nacional de seguretat.

ix. Referència al justificant de signatura, mitjançant un sistema que garanteixi la integritat del document.

• e) Recaptació de permisos i consentiments amb la seva signatura durant la videoconferència.

• f) Execució i gravació de la videoconferència amb videoacta entre les parts intervinents, si escau. Les comunicacions que es facin per videoconferència han de ser certificades i han de disposar de garanties d’integritat i privacitat.

• g) El flux de passos, els consentiments i les firmes necessàries han d’estar predefinits, i han d’assegurar que el flux del procés i la seqüència de les tasques correspon a l’esquema de gestió del document electrònic de l’Administració.

• h) Captació d’evidències del procés i l’emmagatzematge d’aquestes últimes de forma segura, traçable i immutable.

  • i) Registre dels documents signats, de la videoacta i les signatures necessàries del sistema de la videoconferència per digitalitzar el procés o de forma prèvia a la trucada, i la generació del report arxivístic adient com a documents electrònics d’acord amb la Política de gestió documental del Govern.

Títol VII. Serveis digitals i governança i creació de serveis digitals

Capítol primer. Governança dels serveis digitals

La governança implica:

• a) La col·laboració amb altres administracions públiques a través dels mitjans establerts de col·laboració institucional.

• b) Promoció de mecanismes de treball col·laboratiu i transversal dels actors de l’Administració general que participen en l’administració digital, per plantejar solucions i propostes de desenvolupament i innovació tant per als serveis digitals com de les eines per les quals es posen a disposició del ciutadà.

• c) L’impuls, amb el ministeri responsable de la funció pública, de la formació interna i la gestió del canvi que representa l’administració digital, i en especial per adequar-se al nivell competencial i als reptes digitals.

• d) L’òrgan responsable de la transformació digital conjuntament amb el Departament de Funció Pública han de desenvolupar els programes i itineraris formatius i de gestió del canvi per adequar els nivells competencials del personal de l’Administració general als reptes digitals actuals i futurs, amb l’objectiu de garantir una atenció al ciutadà apropiada.

• e) La millora de la comunicació mitjançant instruccions i protocols que descriguin els criteris d’actuació en matèria d’administració digital i serveis digitals, perquè l’òrgan competent en administració digital els aprovi.

• f) Aquestes propostes tenen per objecte establir els requisits i la metodologia per identificar, dissenyar, implantar, mantenir i avaluar els serveis digitals, i desenvolupar tot el que es refereix a l’administració digital d’aquest Reglament.

• g) L’establiment de mecanismes de treball col·laboratiu i transversal amb diversos actors tant públics com privats per plantejar solucions i propostes de desenvolupament i innovació tant per als serveis digitals com de les eines per les quals es posen a disposició del ciutadà.

• h) L’orientació a la coordinació dels diversos àmbits necessaris per oferir serveis digitals de qualitat, com l’àmbit organitzatiu, l’àmbit jurídic, l’àmbit de la gestió de les dades, de la gestió documental i de l’arxiu, l’àmbit de la protecció de dades personals i l’àmbit de les tecnologies de la informació.

  • i) La definició, la coordinació i la implantació de sistemes de millora contínua i avaluació per als diversos actors i en especial per als usuaris, els serveis d’atenció al públic, les xarxes i els serveis digitals per incorporar les noves solucions i tecnologies de forma homogènia als diferents departaments.

1. La planificació dels objectius estratègics, el desplegament i la millora dels serveis digitals són funcions de l’òrgan responsable de la transformació digital de l’Administració general.

L’òrgan responsable de la transformació digital ha de vetllar per la creació dels serveis digitals amb visió corporativa i transversal i, específicament, pel compliment dels instruments i les normes per posar a disposició dels ciutadans l’administració digital.

2. Per a la creació, la millora i el desplegament dels serveis digitals, l’òrgan responsable de la transformació digital es recolza en les oficines d’impuls de la transformació digital de l’Administració i particularment en l’Oficina de Processos, d’acord amb les competències i les missions que té assignades pel Decret 110/2021, del 31-3-2021, pel qual s’aprova el Reglament de l’estructura organitzativa, el funcionament, les missions i les competències de l’Oficina de Processos de l’Administració General.
3. Les oficines d’impuls de la transformació digital de l’Administració es recolzen en els diferents departaments, àrees i unitats de l’Administració general i el servei d’atenció als ciutadans per als propòsits de l’apartat anterior.
4. Les direccions i els departaments de l’Administració general són responsables d’aplicar els principis definits en aquest Reglament i les propostes les oficines d’impuls de la transformació digital de l’Administració per garantir la disposició dels serveis digitals.
5. Per fomentar l’administració digital, cada departament ministerial de l’Administració general s’ha de dotar dels recursos humans necessaris per fer-la efectiva de forma col·laborativa i transversal amb les oficines d’impuls de la transformació digital, la qual ha de vetllar, d’acord amb les seves funcions, per coordinar les accions necessàries per a la governança dels serveis digitals d’aquest article.
6. Per a la transformació digital i la millora dels processos del Govern, les direccions departamentals o les secretaries d’Estat responsables i propietàries dels processos han d’identificar, entre els integrants dels seus equips, els rols següents, que han de quedar identificats al catàleg de processos:

El propietari de cada procés: aquest rol és inherent a la direcció del departament i ha de validar qualsevol acció que comporti una modificació del procés i/o servei.

El responsable de definició de cada procés: és designat pel propietari del procés. Aquest és qui té el coneixement específic del procés i la capacitat per poder proposar millores en el procés conjuntament amb el propietari. És l’interlocutor entre el departament, àrea o unitat amb l’Oficina de Processos i t