Decret 89/2023, del 22-2-2023, de digitalització qualificada.

Aquest Decret entra en vigor en el termini de sis mesos a comptar de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.

Cosa que es fa pública per a coneixement general.

Andorra la Vella, 22 de febrer del 2023

Xavier Espot ZamoraCap de Govern en funcions

Annex I. Formats d’arxiu electrònic admesos

A continuació s’adjunta una taula dels formats admesos per a la digitalització segura:

Format

Versió

Ext.

Tipologia

Profunditat de bits

Compressió

Gestió del color

Suport de metadades

GIF

GIF 89a

.gif

Estàndard de facto

Escala de grisos: de 4 a 8 bits.Color de 4 a 8 bits

Sense pèrdua: LZW

Paleta pròpia

Sí(camp de text lliure)

JPEG

ISO / IEC 15444

.jpg

.jpeg

Estàndards oberts

Escala de grisos a 8 bits.Color a 24 bits

Sense pèrdua: JFIFAmb pèrdua

YC b C r

Sí(camp de text lliure)

PDF- PDF/A

ISO 32000-1: 2008ISO 19005-1: 2005 y 2011 (PDF/A)

.pdf

Estàndards oberts

Escala de grisos a 4 bitsColor de 8 fins a 64 bits

Sense pèrdua: ITU-T.6, LZWAmb pèrdua: JPEG

RGB

YC b C r

CMYK

Sí(conjunt bàsic)

PNG

ISO / IEC 15948: 2004

.png

Estàndards oberts

Escala de grisos de 8 a 16 bitsColor de 8 a 48 bits

Sense pèrdua: Deflate, derivat de LZ77

sRGBsRGBSRGBICC

Sí(conjunt bàsic i rètols definits per l’usuari)

TIFF

ISO 12639: 2004

.tiff.tif

Estàndards oberts

Escala de grisos: de 4 a 8 bitsColor de 8 a 64 bits

Sense pèrdua: LZW

RGBIC b C rCMYKCIE L * a * b *

Sí(encapçalament d’arxiu)

Documents originals i dimensions

PPP (punts per polzada) / Format

Profunditat del bit

Publicacions periòdiques Només text, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiques Text i imatge b/n, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiquesNomés text, DIN A3

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiquesText i imatge b/n, DIN A3

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Text imprès, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Text imprès i imatge, DIN A4

250 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Manuscrit monocromàtic, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Manuscrit color, DIN A4

300 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Fotografia / opacs B/NMesures: 10x15 cm; 20x24 cm; 24x30 cm; 24x30 cm

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Fotografia / opacs colorMesures: 10x15 cm; 20x24 cm; 24x30 cm; 24x30 cm

300 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Mapes, plànols i pergaminsFormats fins a DIN A4

250 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Mapes, plànols i pergamins FormatsDIN A3 o superiors

300 ppp / JPEG, i quadriculat en format DIN A4 en TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Documents originals i dimensions

PPP (punts per polzada) / Format

Profunditat del bit

Publicacions periòdiques Només text, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiques Text i imatge b/n, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiquesNomés text, DIN A3

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Publicacions periòdiquesText i imatge b/n, DIN A3

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Text imprès, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Text imprès i imatge, DIN A4

250 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Manuscrit monocromàtic, DIN A4

200 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Manuscrit color, DIN A4

300 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Fotografia / opacs B/NMesures: 10x15 cm; 20x24 cm; 24x30 cm; 24x30 cm

300 ppp / TIFF sense comprimir

Escala de grisos, a 8 bits

Fotografia / opacs colorMesures: 10x15 cm; 20x24 cm; 24x30 cm; 24x30 cm

300 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Mapes, plànols i pergaminsFormats fins a DIN A4

250 ppp / TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Mapes, plànols i pergamins FormatsDIN A3 o superiors

300 ppp / JPEG, i quadriculat en format DIN A4 en TIFF sense comprimir

Color, a 24 bits

Annex II. Metadades mínimes obligatòries del document digitalitzat

1. Els documents resultants del procés de digitalització qualificada portat a terme pel Govern hauran de complir amb les metadades detallades al seu model de gestió del document electrònic.
2. La resta d’entitats que portin a terme el procés de digitalització qualificada han d’incloure, com a mínim, les metadades següents:

Metadada

Definició

Data de captura

Indica la data de captura de la imatge electrònica.

Resolució

Indica el valor de resolució utilitzat en la digitalització en PPP, punts per polzada (equivalent a DPI, dots per inch).

Estat d’elaboració

Indica la naturalesa del document. Si és una còpia, aquesta metadada indica també si s’ha efectuat una digitalització o conversió de format en el procés de generació. Els possibles valors seran els següents: original, còpia electrònica autèntica, còpia electrònica segura amb canvi de format i altres (per als casos de digitalitzacions simples o altres casos no previstos).

Suport d’origen

Indica el suport del document abans de ser digitalitzat: paper, fotografia, etc.

Ubicació física del document original

Ubicació de l’original en paper. Metadada sempre opcional tenint en compte que el document original es pot haver destruït.

Programari o producte emprat

Nom de l’aplicació de creació d’un document digitalitzat a partir d’un document en suport de paper.

Versió del programari o producte emprat

Versió de l’aplicació de creació d’un document digitalitzat a partir d’un document en suport de paper.

Annex III. Glossari

A l’efecte d’aquest Decret, s’entén per:

• a) Autenticitat: propietat segons la qual una entitat acredita que el document és el que reivindica ser.

• b) Confidencialitat: propietat segons la qual la informació no es difon ni es divulga a persones o entitats no autoritzades.

• c) Conservació electrònica: activitat consistent a conservar un document digital original o una còpia amb valor probatori en condicions que aportin garanties fiables pel que fa al manteniment de la integritat del document emmagatzemat.

• d) Destrucció: procés d’eliminació o esborrat de documents, més enllà d’una reconstrucció eventual.

• e) Digitalització: procés tecnològic que permet l’obtenció d’un o diversos fitxers electrònics que contenen la imatge codificada, fidel i íntegra d’un document en suport de paper a través de tècniques fotoelèctriques d’escaneig o qualsevol altra que pugui existir. Aquest fitxer està format per la imatge electrònica obtinguda, les seves metadades i, si escau, la signatura o el segell electrònics associats al procés de digitalització.

• f) Document electrònic: tot contingut emmagatzemat en format electrònic; en particular, text o registre sonor, visual o audiovisual.

• g) Document original no digital: contingut que entra al procés d’escaneig que emana directament del seu autor o de la seva font, que no n’és una còpia, una reproducció, una traducció o un redisseny. També es refereix a un document que assenyala un acte jurídic que conté la signatura original de les parts.

• h) Disponibilitat: propietat segons la qual el document és accessible i utilitzable.

  • i) Eina de digitalització: sistema compost per un conjunt d’actius tècnics que permeten la creació de documents digitals a partir de documents analògics, l’emmagatzematge temporal de documents analògics i digitals, la seva restitució, la transferència, la possible destrucció de documents analògics i la supressió de documents digitals.

• j) Integritat: propietat segons la qual el document és exacte i exhaustiu.

• k) Mesures de seguretat de la informació: conjunt d’accions destinades a la protecció de la confidencialitat, la integritat i la disponibilitat de la informació.

• l) Metadada: qualsevol tipus d’informació en forma electrònica associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinada al coneixement immediat i automatitzable d’alguna de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat del mateix document.

• m) Prestador de serveis de digitalització qualificada: qualsevol entitat que exerceixi, per necessitats pròpies o per compte aliè, activitats de digitalització qualificada, que compleixi els requisits i que hagi estat homologada d’acord amb el que s’estableix a l’article 3 d’aquest Decret.

1. Aquest Decret té per objecte regular el règim aplicable a la digitalització qualificada prevista a l’article 23 de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica, mitjançant:

a. La concreció dels requeriments tecnològics que s’han de complir en la digitalització qualificada a través de mitjans fotoelèctrics i les condicions per a la conservació de còpies i originals digitals.

b. La definició del procés de digitalització qualificada, en què els documents electrònics resultants es poden beneficiar d’una presumpció de conformitat amb el document original, que en permet l’admissibilitat com a prova en procediments judicials i administratius de tot tipus, amb el mateix valor que els documents originals en format de paper sense la necessitat de comptar amb aquests documents originals.

c. L’establiment del règim aplicable a l’activitat de les entitats prestadores de serveis de digitalització qualificada.

2. Els documents electrònics que s’obtinguin per processos de captura de la imatge que no compleixin amb el procediment i els requisits tecnològics establerts en aquest Decret tenen el valor que els atribueixi el procediment de captura aplicat però no gaudeixen de la presumpció de conformitat amb el document original ni els efectes jurídics que atorga la digitalització qualificada prevista a l’apartat anterior.
3. Aquest Decret és aplicable a qualsevol entitat pública o privada que porti a terme activitats de digitalització qualificada per a si mateixa o que presti el servei a tercers, i de forma accessòria a les disposicions del Decret d’arxiu qualificat, a la conservació de còpies i originals digitals.

Capítol segon. Entitats prestadores de serveis de digitalització qualificada

1. Les entitats públiques o privades que presten el servei de digitalització qualificada tenen la consideració de prestadors de serveis de confiança electrònica qualificats.
2. Les entitats públiques o privades que presten, per compte de tercers, com a activitat principal o auxiliar, el servei de digitalització qualificada i la conservació de documents resultants han de comptar amb l’homologació establerta a l’article 3 d’aquest Decret.
3. Les entitats privades que presten el servei de digitalització qualificada per a elles mateixes també han d’homologar-se.
4. Les entitats públiques que presten serveis de digitalització qualificada a tercers han de fer-ho d’acord amb els principis d’objectivitat, transparència, no-discriminació i lliure competència.
5. Als efectes d’aquest Decret, s’entén per entitats públiques les previstes a l’article 13 del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989.

1. Les entitats públiques o privades, per tal d’esdevenir prestadors de serveis de digitalització qualificada, han de ser homologades per alguna de les entitats públiques o privades de certificació acreditades pel Govern o, si no n’hi ha, per la Comissió Nacional d’Acreditació de serveis de confiança (CNAC) mitjançant el compliment dels requisits següents:

a. Acreditació de la seguretat de la gestió de la informació en la seva organització mitjançant un certificat de compliment de la norma ISO 27001 o un altre estàndard internacional de seguretat equivalent i vigent en el moment d’aportar la certificació, sempre que inclogui també dintre del seu abast els processos relatius a la digitalització de documents.

b. Acreditació de la implantació d’un sistema de gestió operativa de la digitalització qualificada mitjançant la presentació d’un informe d’auditoria elaborat per un tercer independent d’acord amb les disposicions d’aquest Decret, amb la finalitat de garantir l’autenticitat de les còpies i la seva llegibilitat, confidencialitat i integritat, així com, pel que fa a la conservació electrònica del document, garantir la integritat, confidencialitat i disponibilitat dels documents resultants del procés i els originals.

2. Per tal d’emetre l’homologació, les entitats certificadores i la CNAC han de tenir en compte els elements següents:

a. L’actualitat i l’abast de l’acreditació de l’organisme de certificació del sistema de seguretat de la informació específic per als processos de digitalització.

b. L’oportunitat, l’abast i la vigència de la certificació obtinguda per part del sol·licitant de l’homologació.

c. Que l’informe d’auditoria que acrediti la implantació del sistema referenciat a l’apartat 1.b d’aquest article indiqui que s’audita segons aquest Decret.

d. La cobertura de l’auditoria de certificació basada en l’informe d’auditoria i, si escau, la correcció de les excepcions plantejades durant l’auditoria.

3. Els prestadors de serveis de digitalització qualificada tenen dret a utilitzar en la seva denominació, raó social o nom comercial les sigles PSDQ.
4. La CNAC pot fer comprovacions addicionals en qualsevol moment en el context de la concessió o el manteniment de la condició de prestador de serveis de digitalització qualificada. Per fer-ho, la Comissió pot recórrer a l’entitat certificadora o auditora per dur a terme aquestes verificacions.
5. Les entitats homologades es registren a les llistes de confiança electrònica que manté el Govern, que es publiquen a través d’un canal segur aplicant-hi un segell electrònic apropiat per al tractament automàtic.
6. En el marc d’un expedient sancionador, la CNAC pot suspendre cautelarment l’homologació i retirar l’entitat de la llista de confiança electrònica que manté el Govern si aprecia qualsevol circumstància, esdeveniment o incidència susceptible de provocar o haver provocat una infracció prevista en el règim sancionador de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica que comporti la suspensió de l’exercici de l’activitat de prestació de serveis de confiança electrònica a Andorra, sense perjudici de la responsabilitat civil o penal eventual que se’n pugui derivar.
7. D’acord amb el que disposa l’apartat anterior, el prestador de serveis de digitalització qualificada està obligat a comunicar sense demora a la CNAC el descobriment de qualsevol esdeveniment, circumstància o incidència susceptible d’infringir o haver infringit la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica, aquest Decret o la normativa vigent aplicable.
8. El prestador de serveis de digitalització qualificada ha de comunicar la seva suspensió o retirada de la llista de prestadors de serveis de confiança electrònica a les persones titulars dels documents que han aplicat el procediment de digitalització qualificada.

1. A banda de complir amb els requisits per als prestadors de serveis de confiança electrònica establerts a l’article 26 de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica, amb caràcter previ a l’establiment de la relació contractual amb la persona titular dels documents, l’entitat prestadora de serveis de digitalització qualificada ha de posar a disposició del titular, en termes comprensibles, la informació següent:

a. El procediment seguit per portar a terme la digitalització qualificada i l’emmagatzematge dels documents resultants, així com una descripció de les normes i els procediments implantats i les característiques tècniques essencials de les instal·lacions per efectuar els serveis.

b. El procediment seguit per al retorn de còpies resultants del procés de digitalització qualificada de forma llegible tot garantint la fidelitat a l’original.

c. Els termes i les condicions de qualsevol subcontractació en la prestació dels serveis de digitalització qualificada.

d. Les garanties aplicades al procediment de digitalització qualificada d’acord amb aquest Decret.

e. Les condicions contractuals de la prestació dels serveis de digitalització qualificada.

2. El prestador de serveis de digitalització qualificada té la responsabilitat d’acreditar que el document d’origen és autèntic amb caràcter previ a la seva submissió al procés de digitalització qualificada, mitjançant comprovacions sobre la legitimitat de la titularitat del document i els elements d’autenticitat del mateix document. La digitalització qualificada de documents no autèntics pot ser constitutiva d’una infracció administrativa o penal d’acord amb la legislació aplicable.
3. Totes les persones vinculades als prestadors de serveis de digitalització qualificada estan obligades a mantenir un règim de confidencialitat estricte respecte de totes les informacions, els originals, els documents i les còpies que els siguin confiats en el desenvolupament de la seva activitat professional excepte quan la divulgació d’aquesta informació estigui autoritzada o imposada en virtut d’una norma amb rang de llei o quan la CNAC actuï en el marc de les seves competències. La divulgació no autoritzada d’aquesta informació pot ser constitutiva d’una infracció administrativa o penal d’acord amb la legislació aplicable.
4. El prestador de serveis de digitalització qualificada ha de transferir la totalitat o part dels documents que custodia, així com qualsevol informació relacionada amb la creació i la conservació dels documents, al titular o a qualsevol tercer de l’elecció d’aquest últim, quan li ho sol·liciti o quan l’entitat cessi en la prestació del servei per voluntat pròpia o per la retirada de les llistes de confiança electrònica a càrrec del Govern sense que puguin aplicar-se sancions o taxes de tramitació excessives.

Capítol tercer. Digitalització qualificada

1. El procés de digitalització qualificada admet els documents en suport de paper o en un altre suport susceptible de digitalització, ja es tracti de documents públics o privats.
2. Els formats admesos pels documents descrits a l’apartat anterior són els detallats a l’article 8 i a l’annex I, relatiu als formats de fitxer electrònic admesos.

1. L’objectiu principal del procés de digitalització qualificada és reproduir el document original no digital de la forma més fidel possible de manera que la imatge digital permeti substituir el document original i atorgar-li el mateix valor que els originals en suport de paper.
2. Per portar-lo a terme, l’entitat que es disposi a executar el procés de digitalització qualificada ha de preparar els documents d’acord amb les accions següents:

a. Avaluar la capacitat del document original per suportar el procés de digitalització, i observar aspectes diversos com la qualitat del paper, les arrugues, les grapes, l’estat de les microformes, els atributs del contingut informatiu i els gràfics. Un cop avaluada la capacitat del document original, ha d’establir directrius sobre la preparació física per a la digitalització, i establir paràmetres tècnics per portar-la a terme.

b. Determinar els mètodes de digitalització de documents originals de dimensions no normalitzades o amb requisits especials de manipulació, com per exemple la digitalització de documents en paper fràgil o fi, la inclusió d’originals fràgils en fundes de plàstic o l’ús d’escàners aeris i els controls de qualitat per impedir la pèrdua de dades en aquests processos.

c. Establir els mètodes per tractar els documents originals que continguin anotacions fetes a mà, pintura blanca opaca o algun líquid corrector, cintes o emblemes, i assignar vincles entre documents associats que s’han de considerar com un únic element; per exemple, notes autoadhesives adherides o anotacions al marge.

d. Incorporar els mètodes per distingir entre documents originals en paper i fotocòpies.

e. Establir vincles entre el document original i la còpia digitalitzada, que normalment es documenta mitjançant protocols d’identificació.

f. Determinar procediments per permetre la comprovació i verificació que tots els documents originals s’inclouen en el procés de digitalització qualificada.

g. Establir els principis que regeixen la classificació per lots o grups de documents originals aptes per digitalitzar-los a la vegada, atenent a les seves dimensions, el color, el format i l’orientació.

3. El trasllat dels documents que s’han de sotmetre al procés de digitalització qualificada s’ha de documentar mitjançant l’emissió d’un rebut acreditatiu de la recepció dels documents i s’ha de transferir en contenidors identificats i degudament empaquetats. En el cas que els documents es transfereixin en diferents lots, aquests lots han de ser identificats adequadament.
4. Per reproduir el document original mitjançant la captura de la imatge electrònica s’han de complir els requisits tecnològics de l’article 7 d’aquest Decret, emetre’s d’acord amb els formats establerts a l’article 8 i complir amb les mesures de seguretat indicades a l’article 9.
5. Amb la finalitat de garantir la qualitat del lliurament digital de forma que s’eviti qualsevol pèrdua d’informació o alteració de la fidelitat entre el document original i la imatge electrònica es poden efectuar els tractaments següents:

a. L’eliminació de pàgines en blanc.

b. El redreçament de la imatge electrònica obtinguda.

c. L’eliminació de punts o imperfeccions en la imatge electrònica.

d. L’eliminació d’un fons de pàgina a color.

e. L’eliminació de forats de perforació.

f. L’eliminació de marges.

6. La imatge electrònica s’ha de guardar en un sistema de gestió que en permeti la descripció i recuperació mitjançant l’aplicació de les metadades establertes a l’article 10 i a l’annex II d’aquest Decret.
7. L’entitat que porta a terme el procés de digitalització qualificada ha de complir les condicions següents en relació amb la disposició dels documents originals no digitals:

a. El document resultant ha de ser una representació exacta i completa del document original no digital al qual substitueix, que s’identifica i es vincula al context de la seva creació i ús individual.

b. Ha de definir, implantar i supervisar sistemàticament els procediments i les certificacions de garantia de qualitat pel procés de digitalització qualificada.

c. Ha d’establir un sistema de gestió adequat per garantir l’ús continu del document resultant del procés de digitalització qualificada.

d. Ha de definir, documentar i implantar una estratègia de migració o conservació per a documents electrònics, incloent-hi els documents digitalitzats.

e. Ha de garantir que no s’infringeixin els requisits legals per mantenir els documents d’una forma concreta i que cap acció o demanda legal coneguda o prevista no es pugui posar en perill per la destrucció del document original no digital.

f. Ha d’haver avaluat i considerat que el risc de qüestionar l’autenticitat i la integritat del document digitalitzat és acceptable per a l’entitat.

8. La destrucció dels documents originals no digitals s’ha de gestionar adequadament fins a la seva disposició autoritzada en un marc més ampli de gestió documental. En el cas que es conservin documents originals no digitals, la imatge digital resultant i el document original han d’estar vinculats de forma contínua.
9. Els processos de digitalització documental no tenen necessàriament l’objectiu de permetre la destrucció del document original. En aquest sentit, un cop s’ha portat a terme el procés de digitalització qualificada, els documents originals s’han de retornar al seu context i ordre originals, tot reflectint els processos de la seva creació i gestió en el seu format original, de manera que els instruments de recerca existents puguin servir com a eina de recuperació dels documents.

1. El procés de digitalització qualificada s’efectua a través d’un procés informàtic que porta a terme les tasques següents:

a. La digitalització dels documents per un mitjà fotoelèctric, amb la finalitat d’obtenir una imatge electrònica a la memòria del sistema associat al dispositiu de captura.

b. Si procedeix, l’optimització de la imatge electrònica obtinguda orientada a garantir-ne la llegibilitat, de forma que tot el contingut del document es pugui apreciar i que sigui útil per a la seva gestió.

c. L’assignació de les metadades del document electrònic digitalitzat, d’acord amb l’article 10 d’aquest Decret.

d. La incorporació del segell electrònic corresponent, garantia de la integritat del document segons descriu l’article 9 d’aquest Decret.

2. L’entitat digitalitzadora ha de tenir la capacitat de demostrar la robustesa dels mitjans implementats per a la digitalització qualificada mitjançant l’establiment i el manteniment d’un document de descripció del sistema d’escaneig, que ha de conservar mentre existeixin còpies dels documents que hagi digitalitzat i que ha de contenir:

a. Una descripció del programari integrat i/o desenvolupat per garantir el compliment de les disposicions d’aquest Decret, així com la descripció de les funcionalitats essencials de cada aplicació.

b. Un inventari dels materials utilitzats per portar a terme el procés de digitalització qualificada.

3. Els dispositius assignats a l’obtenció de la imatge electrònica a través de mitjans fotoelèctrics han d’estar preconfigurats amb les especificacions que permetin reproduir el document original de forma idèntica en relació amb el contingut i la forma, de manera que no permetin la manipulació per part del personal encarregat de l’escaneig.
4. Els dispositius referenciats a l’apartat anterior han de configurar-se segons el perfil d’escaneig que es concreta a l’annex I d’aquest Decret, que especifica el següent:

a. La resolució expressada en PPP (punts per polzada equivalent a DPI, dots per inch).

b. El mode colorimètric expressat en blanc i negre, escala de grisos o color.

c. La profunditat de codificació (1, 8, 24 bits o més).

1. Els formats resultants del procés de digitalització qualificada han de correspondre necessàriament als establerts a la llista de l’annex I d’aquest Decret, referent als formats de fitxer electrònic admesos.
2. Els criteris segons els quals es determinen els formats que integren la llista referenciada al paràgraf anterior són els que permeten un lliurament accessible dels documents electrònics, que en permeten la interoperabilitat i que en garanteixen la integritat.

1. El prestador de serveis de digitalització qualificada ha de disposar d’un sistema de gestió de la seguretat i publicar i mantenir actualitzat un document que descrigui la política de seguretat i els mitjans emprats per portar a terme el procés de digitalització qualificada.
2. Cadascun dels documents resultants del procés de digitalització qualificada ha d’incorporar un segell electrònic amb la finalitat de garantir-ne la integritat i l’autenticitat.
3. L’aplicació del segell electrònic s’ha d’efectuar immediatament després de l’obtenció de la imatge resultant del procés, amb la finalitat de validar el producte resultant i així evitar que pugui ésser manipulat i garantir-ne la integritat i l’autenticitat.

El document resultant del procés de digitalització qualificada ha de complir amb els requisits essencials d’un document electrònic, consistents en el següent:

a. El format del document s’ha de correspondre amb un dels formats admesos per l’organització per a la correcta representació del seu contingut. En l’article 8 i l’annex I s’estableixen els formats de document electrònic admissibles per representar de forma fidedigna la imatge d’un document original en paper.

b. El document ha de contenir les mesures adequades per garantir-ne l’autenticitat, a través de l’aplicació del segell electrònic, tal com preveu l’article 9.2.

c. El document ha d’incorporar les metadades apropiades per a la seva descripció i gestió segons determini la política de gestió documental de l’organització que n’és propietària. Addicionalment, en relació específicament amb el procés de digitalització, les metadades que es descriuen a l’annex II d’aquest Decret.

1. Per tal que es pugui considerar que s’ha executat una digitalització qualificada, el document resultant ha d’emmagatzemar-se en un sistema de gestió documental que en garanteixi la classificació, descripció i gestió, d’acord amb les polítiques de gestió documental de l’organització que n’és propietària.
2. Les digitalitzacions que generen els documents en suports òptics transportables o altres sistemes d’emmagatzematge que no disposen de les proteccions de seguretat adequades no poden gaudir de la consideració de productes resultants de digitalització qualificada.

1. Els prestadors de serveis de digitalització qualificada poden oferir als seus clients el servei accessori de conservació i accés a les còpies electròniques autèntiques obtingudes.
2. Els prestadors que ofereixin aquests serveis accessoris han de definir paràmetres i requisits per a l’emmagatzematge i la conservació dels documents resultants del procés aplicant-hi les mesures de traçabilitat i integritat per a l’intercanvi de documents que siguin apropiades segons les polítiques i les necessitats dels seus clients.
3. Addicionalment al règim establert en aquest Decret, només les entitats que compleixin els requisits establerts pel Decret d’arxiu qualificat podran prestar el servei d’arxiu qualificat.

Capítol quart. Règim sancionador

Qualsevol incompliment de naturalesa administrativa, comès per acció o omissió pels prestadors de serveis de digitalització qualificada que d’acord amb l’article 3 són considerats prestadors de serveis de confiança electrònica, està sotmès al règim sancionador de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica.