- L’objectiu principal del procés de digitalització qualificada és reproduir el document original no digital de la forma més fidel possible de manera que la imatge digital permeti substituir el document original i atorgar-li el mateix valor que els originals en suport de paper.
- Per portar-lo a terme, l’entitat que es disposi a executar el procés de digitalització qualificada ha de preparar els documents d’acord amb les accions següents:
a. Avaluar la capacitat del document original per suportar el procés de digitalització, i observar aspectes diversos com la qualitat del paper, les arrugues, les grapes, l’estat de les microformes, els atributs del contingut informatiu i els gràfics. Un cop avaluada la capacitat del document original, ha d’establir directrius sobre la preparació física per a la digitalització, i establir paràmetres tècnics per portar-la a terme.
b. Determinar els mètodes de digitalització de documents originals de dimensions no normalitzades o amb requisits especials de manipulació, com per exemple la digitalització de documents en paper fràgil o fi, la inclusió d’originals fràgils en fundes de plàstic o l’ús d’escàners aeris i els controls de qualitat per impedir la pèrdua de dades en aquests processos.
c. Establir els mètodes per tractar els documents originals que continguin anotacions fetes a mà, pintura blanca opaca o algun líquid corrector, cintes o emblemes, i assignar vincles entre documents associats que s’han de considerar com un únic element; per exemple, notes autoadhesives adherides o anotacions al marge.
d. Incorporar els mètodes per distingir entre documents originals en paper i fotocòpies.
e. Establir vincles entre el document original i la còpia digitalitzada, que normalment es documenta mitjançant protocols d’identificació.
f. Determinar procediments per permetre la comprovació i verificació que tots els documents originals s’inclouen en el procés de digitalització qualificada.
g. Establir els principis que regeixen la classificació per lots o grups de documents originals aptes per digitalitzar-los a la vegada, atenent a les seves dimensions, el color, el format i l’orientació.
- El trasllat dels documents que s’han de sotmetre al procés de digitalització qualificada s’ha de documentar mitjançant l’emissió d’un rebut acreditatiu de la recepció dels documents i s’ha de transferir en contenidors identificats i degudament empaquetats. En el cas que els documents es transfereixin en diferents lots, aquests lots han de ser identificats adequadament.
- Per reproduir el document original mitjançant la captura de la imatge electrònica s’han de complir els requisits tecnològics de l’article 7 d’aquest Decret, emetre’s d’acord amb els formats establerts a l’article 8 i complir amb les mesures de seguretat indicades a l’article 9.
- Amb la finalitat de garantir la qualitat del lliurament digital de forma que s’eviti qualsevol pèrdua d’informació o alteració de la fidelitat entre el document original i la imatge electrònica es poden efectuar els tractaments següents:
a. L’eliminació de pàgines en blanc.
b. El redreçament de la imatge electrònica obtinguda.
c. L’eliminació de punts o imperfeccions en la imatge electrònica.
d. L’eliminació d’un fons de pàgina a color.
e. L’eliminació de forats de perforació.
f. L’eliminació de marges.
- La imatge electrònica s’ha de guardar en un sistema de gestió que en permeti la descripció i recuperació mitjançant l’aplicació de les metadades establertes a l’article 10 i a l’annex II d’aquest Decret.
- L’entitat que porta a terme el procés de digitalització qualificada ha de complir les condicions següents en relació amb la disposició dels documents originals no digitals:
a. El document resultant ha de ser una representació exacta i completa del document original no digital al qual substitueix, que s’identifica i es vincula al context de la seva creació i ús individual.
b. Ha de definir, implantar i supervisar sistemàticament els procediments i les certificacions de garantia de qualitat pel procés de digitalització qualificada.
c. Ha d’establir un sistema de gestió adequat per garantir l’ús continu del document resultant del procés de digitalització qualificada.
d. Ha de definir, documentar i implantar una estratègia de migració o conservació per a documents electrònics, incloent-hi els documents digitalitzats.
e. Ha de garantir que no s’infringeixin els requisits legals per mantenir els documents d’una forma concreta i que cap acció o demanda legal coneguda o prevista no es pugui posar en perill per la destrucció del document original no digital.
f. Ha d’haver avaluat i considerat que el risc de qüestionar l’autenticitat i la integritat del document digitalitzat és acceptable per a l’entitat.
- La destrucció dels documents originals no digitals s’ha de gestionar adequadament fins a la seva disposició autoritzada en un marc més ampli de gestió documental. En el cas que es conservin documents originals no digitals, la imatge digital resultant i el document original han d’estar vinculats de forma contínua.
- Els processos de digitalització documental no tenen necessàriament l’objectiu de permetre la destrucció del document original. En aquest sentit, un cop s’ha portat a terme el procés de digitalització qualificada, els documents originals s’han de retornar al seu context i ordre originals, tot reflectint els processos de la seva creació i gestió en el seu format original, de manera que els instruments de recerca existents puguin servir com a eina de recuperació dels documents.