-
El Registre porta els llibres següents:
- a) Llibre principal.
- b) Llibre diari.
- c) Llibre inventari.
- d) Llibre de plans d’actuació i comptes anuals.
Els llibres són fulls mòbils i es poden portar en suport informàtic amb l’autorització prèvia del Govern i amb les garanties que determini el ministeri encarregat de la justícia. Amb aquest fi, s’han d’implantar les mesures de seguretat establertes en la normativa vigent en matèria de protecció de dades de caràcter personal.
- El responsable del Registre n’estableix l’organització interna i pot acordar de portar altres llibres o arxius auxiliars.
- En el Registre s’ha de portar un índex informatitzat en què ha de constar la denominació de totes les fundacions constituïdes conforme a la Llei.
- Tots els llibres han d’estar degudament identificats, s’han d’obrir i tancar amb una diligència del responsable, s’han de numerar correlativament i s’han d’arxivar de manera que se n’asseguri la localització i la conservació.
- El format dels llibres de Registre i els models i formularis oficials, tant en versió en paper com electrònica, són aprovats pel Govern.
- Format electrònic:
El Govern pot decidir, mitjançant decret, passar els llibres del Registre a format electrònic, i que aquests llibres es portin en suport informàtic, de manera exclusiva o simultània amb el format en paper.
L’aplicació informàtica dels llibres del Registre ha d’assegurar, d’acord amb l’estat de la tècnica, l’exactitud i la seguretat de les dades incorporades. En especial, i a través de l’atribució de claus d’accés i de validació, ha de permetre:
- a) Enregistrar la clau amb què s’ha accedit al sistema, amb indicació del dia i de l’hora de l’accés.
- b) Enregistrar la clau amb què s’ha validat un assentament, amb indicació també del dia i de l’hora de la validació.
- c) Enregistrar els assentaments per ordre cronològic, i no permetre que s’enregistri un assentament si n’hi ha altres d’anteriors pendents de validació.
- d) Mantenir la integritat dels assentaments, sense que es puguin modificar o eliminar una vegada s’han validat.
L’atribució i la modificació de les claus d’accés i de validació, amb els nivells de permisos necessaris, corresponen al responsable del Registre.
El responsable del Registre ha de prendre les mesures necessàries per assegurar la conservació de les dades enregistrades en suport informàtic i la seguretat i la integritat de l’aplicació que serveix per portar el Registre.
En cas de discrepància entre les dades en suport informàtic i les escrites en paper, prevalen aquestes darreres.
- Fitxers interns:
El responsable del Registre pot disposar la creació de fitxers manuals o informàtics d’ús intern per facilitar la indexació i la cerca de documents i d’informació continguda en el Registre, i per fer la funció estadística del Registre.
La creació d’aquests fitxers es comunica al ministeri encarregat de la justícia.
Aquests fitxers són d’ús exclusivament intern del Registre, per facilitar la realització de les seves funcions, i no es poden fer servir per a altres finalitats que no siguin les que té atribuïdes el Registre.
Els fitxers interns no són de consulta pública.