- Fases del cicle de vida
La gestió del document electrònic al Govern preveu el tractament dels expedients de manera homogènia a través de les etapes que componen el seu cicle de vida, estructurades en les fases següents:
- a) La fase activa s’inicia amb l’obertura de l’expedient i engloba tota la vida de l’expedient mentre el procediment a què fa referència es troba en tramitació. Durant aquesta fase s’incorporen documents a l’expedient i el departament responsable de la tramitació l’utilitza per poder documentar les seves activitats. Per incorporar documents a l’expedient s’apliquen processos de registre, de captura, de classificació i de descripció. Un cop finalitzada la tramitació, el departament responsable ordena el tancament de l’expedient, la qual cosa comporta el seu foliat i el canvi de fase i, consegüentment, el canvi de responsabilitat sobre els expedients cap a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
- b) Fase semiactiva. Aquesta fase s’inicia amb el procés de transferència posterior al tancament de l’expedient. En aquesta fase importa garantir l’accessibilitat de la documentació, facilitar eines de cerca i aplicar correctament les polítiques d’ús i accés.
Els documents s’identifiquen i s’eliminen quan han perdut completament el seu valor i la seva utilitat administrativa, sempre que no tinguin un valor històric que en justifiqui la conservació permanent, i, en qualsevol cas, d’acord amb el que estableixen les taules d’avaluació i accés a la informació aprovades per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació.
- c) Fase inactiva. Aquesta fase s’inicia amb la transferència a l’eina d’arxiu electrònic dels expedients de conservació permanent provinents de la fase semiactiva. A la darrera fase del cicle de vida la prioritat del sistema és la preservació de l’autenticitat i la integritat dels expedients que tenen unes polítiques de disposició que requereixen una conservació a molt llarg termini o de caràcter permanent.
La responsabilitat dels expedients en aquesta fase recau en l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
Tant en aquesta fase com en l’anterior, els procediments aplicables per preservar l’autenticitat i la integritat dels documents durant el temps requerit es desenvolupen al capítol sobre preservació de l’MGEDE.
- Processos de gestió documental
Aquests processos, que són necessaris per al bon compliment del Model, es desenvolupen amb detall a través dels instruments de gestió documental descrits a l’article 8 d’aquest Decret.
-
a) Captura: és el procés d’incorporació d’un document al Sistema de gestió documental de l’organització. Compleix les regles següents: els documents que es generen sota el control del Govern es generen preferiblement en suport electrònic; els que provenen de fonts externes en suport paper es digitalitzen de forma qualificada prèviament a incorporar-los a l’expedient, sempre que sigui possible, i els documents que es capturen s’assignen a un expedient.
-
b) Registre: els documents que provenen de fonts externes s’inscriuen en un registre únic de numeració seqüencial per permetre’n la identificació unívoca i la identificació del procediment o l’expedient amb què estan relacionats. Tots els expedients del Govern tenen un únic número que els identifica unívocament; aquest número s’atribueix en el moment que es creen i és correlatiu dintre de cada anualitat.
-
c) Classificació: els expedients es classifiquen d’acord amb la seva funció dins l’organització a través de les sèries documentals que es descriuen al Quadre de classificació a què es fa referència a l’article 8.b d’aquesta Política.
-
d) Descripció: la descripció dels expedients i dels documents es porta a terme d’acord amb el Vocabulari de metadades a què es fa referència a l’article 8.d d’aquesta Política.
-
e) Accés: per tal de gestionar els drets d’accés a la documentació es fa una anàlisi detallada de cada procediment i es defineix tant la qualificació de seguretat de la documentació associada com els grups d’usuaris que hi tenen accés en cadascuna de les fases del cicle de vida de la documentació.
-
f) Foliat: al tancament de l’expedient se li aplica un procés de foliat. El foliat genera un document addicional d’índex de l’expedient amb la llista de tots els documents continguts, incloent-hi mecanismes per validar-ne la integritat. Aquest document d’índex se signa automàticament i serveix com a testimoni principal de l’autenticitat de l’expedient. El procediment concret es descriu al Model tecnològic de l’MGEDE a què es fa referència a l’article 8.c d’aquesta Política.
-
g) Avaluació: per a cada procediment identificat en el Quadre de classificació s’aplica un procés d’avaluació documental que permet determinar els criteris d’acord amb els quals la documentació es pot eliminar o conservar en els terminis que s’estableixin.
-
h) Conservació: en funció del resultat de l’avaluació documental s’apliquen a l’expedient les polítiques de preservació enunciades a l’article 8.k.
- i) Transferència: la transferència és el procés pel qual es canvia la responsabilitat a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents a partir de l’entrada de l’expedient a la fase semiactiva i, eventualment, la ubicació d’un expedient a un repositori d’arxiu.
-
j) Destrucció o eliminació: la destrucció de documents es troba subjecta a l’aplicació de les taules d’avaluació i accés a la informació aprovades per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació.
- Associació de metadades
El Govern disposa d’un Vocabulari de metadades que inclou els requisits del Model de requisits per a la gestió de documents (Moreq) i del Pla director de preservació dels objectes digitals d’Andorra. Aquest vocabulari aplicat als expedients, documents i signatures electròniques en permet la identificació, la cerca i la gestió.
Els sistemes informàtics que participen en la tramitació s’encarreguen d’automatitzar tant com sigui possible la càrrega de metadades. Les metadades que no han pogut ser automatitzades són alimentades manualment pels responsables de tramitació en el moment de la creació d’un expedient o de la captura d’un document.
Només en casos excepcionals es permet l’alimentació de determinades metadades en finalitzar el procés de tramitació, i sempre amb caràcter previ al tancament de l’expedient.
- Formació
El Pla de formació del Govern incorpora previsions de formació continuada per al personal que participi en la generació i en el control de la gestió de documents electrònics. Addicionalment, totes les persones identificades a l’article 6 d’aquesta Política tenen accés a formació específica en aquest àmbit.
- Supervisió i auditoria
La correcta aplicació d’aquesta Política pot estar subjecta a procediments periòdics d’auditoria per verificar-ne el compliment i la correcta implementació dels instruments a què es fa referència a l’article 8 d’aquest Decret.
- Gestió de la Política
El manteniment i l’actualització d’aquesta Política corresponen a la Comissió de Gestió de l’Expedient i el Document Electrònics.