Reglament del registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals (Text refós sense caràcter oficial)

Gestió i funcionament 1. Correspon a l’agència andorrana de protecció de dades gestionar el registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals mitjançant el seu cap i els inspectors. En concret li correspon: a) Instruir els expedients d’inscripció dels fitxers a què fa referència l’article 27 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals. b) Rectificar els errors materials dels assentaments. c) Instruir els expedients de modificació, rectificació i supressió del contingut dels assentaments. d) Expedir certificats dels assentaments. e) Donar publicitat, anualment, dels fitxers notificats i inscrits. 2. Per la gestió del registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals es distribueixen les funcions de la següent forma: a) Els dos inspectors hauran de revisar les sol·licituds d’inscripció de fitxers i d’actualització d’inscripció de fitxers que s’adrecin a l’Agència, i verificar si contenen els requisits establerts als articles 28 i 29 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals així com les normes i principis establerts a aquest Reglament. Igualment, hauran de proposar al cap de l’agència l’acceptació o no de les sol·licituds rebudes i, cas de proposar que siguin rebutjades, detallar-ne els motius. b) El cap de l’agència andorrana de protecció de dades haurà de resoldre les propostes d’acceptació o de rebuig d’inscripció, i informar-ne als corresponents responsables del tractament, amb indicació detallada dels motius de la seva decisió. 3. En el cas de que s’accepti inscriure el fitxer o fitxers de dades personals notificats pel responsable del tractament, s’haurà de remetre una comunicació al responsable del tractament a la que es deurà informar-lo entorn al codi d’inscripció que ha estat assignat al fitxer o a cadascun dels fitxers de dades personals notificats als efectes d’actualitzacions i supressions que es portin a terme en un futur. 4. Una vegada el fitxer de dades personals hagi estat inscrit al registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals, l’agència haurà d’atendre les sol·licituds d’exercici del dret d’accés al fitxer de dades personals i en aquest sentit l’interessat tindrà accés a informació relativa a la denominació del fitxer i la identitat del responsable del tractament.

Comunicacions telemàtiques L’agència andorrana de protecció de dades haurà d’habilitar els medis telemàtics que facilitin la gestió del registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals així com: a) La inscripció de fitxers de dades personals per part dels responsables del tractament. b) L’actualització dels fitxers de dades personals que hagin estat inscrits per part dels responsables del tractament. c) La supressió dels fitxers de dades personals que hagin estat inscrits pels responsables del tractament. d) La consulta per part dels interessats als fitxers de dades personals que hagin estat inscrits, amb els límits establerts en el Capítol III d’aquest Reglament. Capítol II. Notificacions al registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals

Inscripció de fitxers 1. S’hauran d’inscriure al registre Públic d’inscripció de fitxers de dades personals els fitxers de dades personals dels que siguin responsables del tractament persones privades, físiques o jurídiques. 2. Als assentaments d’inscripció dels fitxers s’inclourà la informació continguda a la notificació del fitxer que, d’acord amb l’establert a l’article 28 de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, es la següent: a) Nom i adreça del responsable del tractament I ubicació del fitxer. b) Estructura del fitxer. c) La finalitat del tractament I els usos del fitxer. d) Els tipus de dades objecte de tractament. e) El procediment de recollida de dades I les fonts de les que s’obtindran les dades. f) Durada de conservació de les dades. g) Destinataris o categories de destinataris a qui es preveu comunicar les dades. h) Comunicacions internacionals de dades previstes. i) Una descripció genèrica de les mesures tècniques I d’organització que s’apliquin al tractament de fitxers. 3. Igualment, en el moment de la inscripció, el responsable de tractament haurà d’indicar el nom amb el qual vol que sigui identificat cada fitxer objecte d’inscripció, i al qual anirà associada la informació indicada en l’apartat 2 anterior. 4. S’adjunta al present Reglament com a Annex 1 el model de notificació per la inscripció de fitxers de dades personals al registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals.

Actualització de la inscripció del fitxer 1. El responsable del tractament del fitxer o fitxers que s’hagin notificat e inscrit al registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals, haurà de notificar igualment les actualitzacions del fitxer prèviament inscrit quan es produeixin canvis en relació a les dades que han estat notificades en el tràmit d’inscripció del fitxer a les que fa referència l’article 3 d’aquest Reglament, o bé la seva supressió si el fitxer ha deixat d’ésser emprat per aital responsable de tractament. 2. S’adjunta al present Reglament com a Annex 2 el model de notificació de les actualitzacions I supressions de les inscripcions prèviament realitzades de fitxers de dades personals. Capítol III. Publicitat de les inscripcions, modificacions o supressions

Accés a la informació del registre 1. Per a cada inscripció de fitxer, les persones interessades únicament tindran dret a consultar la informació corresponent als apartats a), c), d), e), f), g) i h) de l’apartat 4 del present Reglament, així com el nom donat pel responsable de tractament a cada fitxer inscrit. 2. La informació relativa als apartats b), i i) de l’article 4 d’aquest Reglament serà considerada confidencial, i només podrà ésser coneguda per l’agència a efectes d’inscripció de fitxers i de l’exercici de la seva potestat d’inspecció, i divulgada a les persones que sigui estrictament necessari per a l’exercici de les funcions d’inspecció. Disposició Transitòria Des de l’aprovació d’aquest Reglament i fins que l’agència andorrana de protecció de dades entri en funcionament, el registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals serà gestionat per les autoritats esmentades a la

1 Model de notificació per la inscripció de fitxers de dades personals Annex 2 Model de notificació de fitxers de dades de caràcter personal Capítol I. Naturalesa i estructura del registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals

de la Llei qualificada 15/2003, de 18 de desembre, de protecció de dades personals. En aquest sentit, s’entendrà que l’agència de protecció de dades entra en funcionament en el moment de publicació al Butlletí oficial del Principat d’Andorra del nomenament del cap de l’agència.

Reglament entrarà en vigor al cap de 15 dies des de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra. Andorra la Vella, 1 de juliol del 2004 Marc Forné Molné Cap de Govern Annex 1 Agència andorrana de protecció de dades Model de notificació per la inscripció de fitxers de dades personals Creació de fitxers de titularitat privada Tipus de sol·licitud Inscripció de creació de fitxer Persona física que fa la notificació Nom i cognoms: Adreça: Telèfon: Correu electrònic: Que intervinc en aquest acte en nom i representació de la societat:________________________ En qualitat de:__________________________________________________________________ En compliment del que disposen els articles 27 i 28 de la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, i l’article 4 del Reglament del Registre Públic d’Inscripció de Fitxers de Dades Personals, Formulo la notificació següent i manifesto que totes les dades són certes. Lloc i data: ____________________________________________________________________ Signatura En compliment de l’article 13 de la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, mitjançant el qual es regula el dret d’informació de les persones interessades en els processos de recollida de les dades personals, s’informa que les dades de caràcter personal que es donin mitjançant aquesta notificació s’inclouran en el fitxer del Registre Públic d’Inscripció de Fitxers de Dades Personals, creat per acord del Govern en la sessió de l’1 de juliol del 2004 (publicat al BOPA núm. 41, any 16, del 7 de juliol del 2004), pel qual es regulen els fitxers de dades de caràcter personal existents a l’Agència Andorrana de Protecció de Dades. La finalitat del fitxer és vetllar per la publicitat de l’existència dels fitxers que contenen dades de caràcter personal per fer possible l’exercici del dret d’informació, oposició, accés, rectificació i supressió de les dades. Les dades de la persona física que intervé en aquest acte fent aquesta notificació només es poden utilitzar en els termes dels procediments administratius que siguin necessaris per tramitar la sol·licitud corresponent. Tenen dret d’accedir a les seves dades personals informatitzades, rectificar-les o, si escau, suprimir-les a l’Agència Andorrana de Protecció de Dades, que reconeixen com a autoritat pública responsable del tractament. En el supòsit que s’incloguin a la notificació dades de caràcter personal de persones físiques diferents de la que porta a terme la sol·licitud o de la persona responsable del tractament, abans de fer-ho és obligatori informar aquesta persona de les qüestions que es descriuen al darrer paràgraf. Apartat primer. Identificació de la persona responsable del tractament Nom o denominació Social: Adreça: Telèfon: Correu electrònic: Adreça a on s’exerceixen els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició: Apartat segon. Nom del fitxer Nom del fitxer: Apartat tercer. Estructura del fitxer Ubicació principal. (Ompliu-ho només en el cas que sigui una adreça diferent de l’assenyalada a l’apartat 1) -Estructura bàsica del fitxer- Fitxer en format paper Fitxer automatitzat Fitxer en format paper i automatitzat Apartat quart. Tipus de dades A) Dades sensibles Ideologia Afiliació sindical Religió Creences Origen racial o ètnic Salut Vida sexual B) Dades no sensibles Indicar la totalitat de camps que conté el fitxer, diferents dels camps referents a dades sensibles Apartat cinquè. Finalitat del fitxer i usos previstos A) Descripció detallada de la finalitat del tractament de dades (Indiqueu-ho) B) Descripció detallada dels usos que es preveuen fer del fitxer (Indiqueu-ho)Apartat sisè. Procediment de recollida i fonts d’obtenció de les dades personals A) Fonts d’obtenció de les dades: B) Procediment de recollida: Apartat setè. Destinataris A) Persona destinatària específica Nom o denominació social del destinatari: Adreça del destinatari: Telèfon del destinatari: Correu electrònic del destinatari: B) Prestador de serveis de dades personals Nom o denominació del prestador: Adreça del prestador: Telèfon del prestador: Correu electrònic del prestador: C) Categories de destinataris Empreses del grup Altres categories (indiqueu-les) Apartat vuitè. Comunicacions internacionals País de destinació: Nom del destinatari: Si el país de destinació no està declarat com a país de protecció equivalent, indiqueu el motiu que dóna cobertura a la transferència internacional Conforme a les excepcions de l’article 37 de la LQPD (especifiqueu-la) Autorització de l’Agència Andorrana de Protecció de Dades Apartat novè. Durada de conservació de les dades Indefinida Sí No Temporal Sí No En cas afirmatiu, indiqueu el termini de conservació Apartat desè. Descripció genèrica de les mesures tècniques I d’organització que s’apliquEn al tractament de fitxers Especifiqueu-les Annex 2 Agència andorrana de protecció de dades Model de notificació de fitxers de dades de caràcter personal Actualització i supressió de fitxers de titularitat privada Tipus de sol·licitud Actualització de fitxer Supressió de fitxer Persona física que fa la notificació Nom i cognoms: Adreça: Telèfon: Correu electrònic: Que intervinc en aquest acte en nom i representació de la societat:___________________________ En qualitat de:_____________________________________________________________________ En compliment del que disposen els articles 27 i 28 de la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, i l’article 5 del Reglament del Registre Públic d’Inscripció de Fitxers de Dades Personals, Formulo la notificació següent i manifesto que totes les dades són certes. Lloc i data:____________________________________________________________________________ Signatura En compliment de l’article 13 de la Llei 15/2003, de 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals, mitjançant el qual es regula el dret d’informació de les persones interessades en els processos de recollida de les dades personals, s’informa que les dades de caràcter personal que es donin mitjançant aquesta notificació, s’inclouran en el fitxer del Registre Públic d’Inscripció de Fitxers de Dades Personals, creat per acord del Govern en la sessió de l’1 de juliol del 2004 (publicat al BOPA núm. 41, any 16, del 7 de juliol del 2004), pel qual es regulen els fitxers de dades de caràcter personal existents a l’Agència Andorrana de Protecció de Dades. La finalitat del fitxer és vetllar per la publicitat de l’existència dels fitxers que contenen dades de caràcter personal per fer possible l’exercici del dret d’informació, oposició, accés, rectificació i supressió de les dades. Les dades de la persona física que intervé en aquest acte fent aquesta notificació, només es poden utilitzaren els termes dels procediments administratius que siguin necessaris per tramitar la sol·licitud corresponent. Tenen dret d’accedir a les seves dades personals informatitzades, rectificar-les o, si escau, suprimir-les a l’Agència Andorrana de Protecció de Dades, que reconeixen com a autoritat pública responsable del tractament. En el supòsit que s’incloguin a la notificació dades de caràcter personal de persones físiques diferents de la que porta a terme la sol·licitud o de la persona responsable del tractament, abans de fer-ho és obligatori informar aquesta persona de les qüestions que es descriuen al darrer paràgraf. 1. Supressió de la inscripció del fitxer A) Codi d’inscripció assignat per l’Agència: B) Motius de la supressió: C) Destinació de la informació o previsions adoptades per destruir-la: 2. Actualització de la inscripció del fitxer A) Codi d’inscripció assignat per l’Agència: B) Apartats que s’han d’actualitzar: Responsable del tractament Nom del fitxer Estructura del fitxer Tipus de dades Finalitat del fitxer i usos previstos Procediment de recollida i fonts d’obtenció de les dades personals Persones destinatàries Comunicacions internacionals de dades Durada de conservació de les dades Mesures tècniques i d’organització que s’apliquen al tractament de fitxersC) Indiqueu el canvi que correspongui Aprovat per: Decret d'aprovació del reglament, de l’1 de juliol del 2004, del registre públic d’inscripció de fitxers de dades personals Inclou modificacions de: Decret, de l'1 d'octubre del 2008, de modificació de l'annex 1 del model de notificació per a la inscripció de fitxers de dades personals al Registre Públic d'Inscripció de Fitxers de Dades Personals Correcció d'errata, del 7 de juliol del 2004, pel qual s'ha constatat un error d'omissió al Decret d'aprovació del Reglament del registre públic d'inscripció de fitxers de dades personals Derogat per: Llei 29/2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals (Text refós sense caràcter oficial)