Índex[Mostra/Amaga]

Article 1 Es modifica el títol del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra, del 6 d’abril del 2005, que queda redactat de la manera següent: “Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents del Govern d’Andorra”.

Article 2 Es modifica la redacció de l’apartat e de l’article 2, que queda redactat de la manera següent: “e) Arxiu central o intermedi administratiu: és el constituït per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.”

Article 3 Es modifica la redacció de l’article 6, que queda redactat de la manera següent: “Article 6. Sistema d’Arxius El Sistema d’Arxius del Govern està integrat funcionalment pels òrgans següents: a) Àrea d’Arxius i Gestió de Documents b) Arxiu Nacional d’Andorra c) Arxiu Central o Intermedi Administratiu d) Arxius de Gestió”

0 Es modifica la redacció de l’article 31, que queda redactat de la manera següent: “

Es modifica la redacció de l’apartat e de l’article 2, que queda redactat de la manera següent: “e) Arxiu central o intermedi administratiu: és el constituït per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.”

1. Formulari de transferència Les transferències s’han de formalitzar mitjançant un formulari de transferència per duplicat facilitat per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, un exemplar del qual ha de quedar a l’arxiu remitent i l’altre a l’arxiu receptor.” Cosa que es fa pública per a coneixement general. Andorra la Vella, 20 d’abril del 2016 Antoni Martí Petit Cap de Govern

5 Es modifica la redacció de l’article 9, que queda redactat de la manera següent:

Article 10 L’objectiu de la modificació parcial del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra, del 6 d’abril del 2005, és canviar el nom de l’Àrea d’Arxius perquè la pràctica arxivística inclou la referència a la gestió de documents. Amb aquesta modificació es regula l’arxiu central o intermedi administratiu, que és l’òrgan que custodia i centralitza la documentació en fase semiactiva produïda pel Govern d’Andorra en el desenvolupament de les seves funcions. Aquest nou reglament s’adapta al Reglament organitzatiu de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD), del 9 de setembre del 2015, atenent la seva funció en l’establiment dels criteris generals sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics. A proposta de la ministra de Cultura, Joventut i Esports, el Govern, en la sessió del 20 d’abril del 2016, aprova aquest Decret amb el contingut següent: Article únic S’aprova la modificació del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents del Govern d’Andorra, que entrarà en vigor l’endemà de ser publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra. Reglament de modificació del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius, del 6 d’abril del 2005

Article 18. Arxiu Central o Intermedi Administratiu L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació que engloba els arxius centrals.

Article 19. Termini de custòdia 1. La documentació administrativa en fase semiactiva que s’hagi de conservar més enllà de sis anys des del seu tancament ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu, com a norma general, fins a l’onzè any d’haver estat generada o rebuda pel departament i/o la unitat orgànica. 2. La documentació, com a norma general, ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu fins que s’hagi de transferir a l’Arxiu Nacional d’Andorra o bé pugui ser eliminada, segons determini la Comissió d’Accés i Avaluació Documental.

Article 20. Tractament arxivístic Durant la fase semiactiva, la documentació és tractada definitivament des del punt de vista arxivístic, mitjançant la tria i l’eliminació, d’acord amb la normativa vigent, de la que hagi perdut completament la vigència i utilitat per a la gestió administrativa, i no tingui un valor històric que n’aconselli la conservació definitiva i l’ingrés a l’Arxiu Nacional d’Andorra. La documentació és transferida seguint el procediment establert al Reglament de les transferències de documents del Govern d’Andorra, del 15 de setembre del 2010.”

Article 24. Personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de tenir personal suficient per cobrir totes les funcions que té assignades, així com per coordinar els Arxius de Gestió.

Article 25 Funcions del personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu El personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de realitzar totes les tasques relacionades amb aquest Arxiu. Ha de vetllar per conservar la documentació que sigui necessària, facilitar l’accés a la que està dipositada i ajudar a mantenir el Sistema de gestió documental del Govern tractant la documentació semiactiva i respectant el cicle de vida i les avaluacions assignades a cada document. També ha de coordinar i col·laborar amb els responsables dels Arxius de Gestió i assegurar que s’apliquen els criteris i les tècniques del Sistema de gestió documental.

Article 26. Tasques del personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu 1. Les tasques relacionades amb l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu són les següents: a) Crear i mantenir l’inventari de la documentació en fase semiactiva. b) Rebre i controlar les transferències entre els Arxius de Gestió i l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu. c) Dur a terme les transferències entre l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu i l’Arxiu Nacional d’Andorra. d) Gestionar les consultes i el préstec de la documentació. e) Gestionar l’eliminació de tota la documentació que hagi estat avaluada i que no sigui de conservació permanent. 2. Les tasques relacionades amb el Sistema de gestió documental i els Arxius de Gestió són les següents: a) Elaborar i mantenir el quadre de classificació funcional. b) Identificar i proposar documentació per avaluar. c) Donar directrius per organitzar i identificar la documentació. d) Avaluar el funcionament del Sistema de gestió documental i proposar canvis per millorar-lo contínuament. e) Col·laborar en el disseny dels procediments administratius. f) Identificar els requeriments i els tractaments del programa informàtic de gestió documental. g) Col·laborar en l’arxivatge de documentació activa de l’oficina als Arxius de Gestió. h) Col·laborar en l’impuls i l’extensió de l’Administració electrònica.”

Article 27. La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD) té per objecte analitzar la documentació de l’Administració central;assessorar les entitats parapúbliques i les entitats de capital social majoritàriament públic en l’avaluació i la tria de la seva documentació; elaborar i regular els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació de l’Administració central, i controlar-ne l’aplicació correcta;establir els procediments d’eliminació i els de conservació; establir les taules d’avaluació de la documentació de l’Administració general; identificar les obsolescències de formats de la documentació electrònica i proposar la migració dels formats per preservar-la; i establir els criteris generals sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics. Les resolucions de la CAAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.”

Cosa que es fa pública per a coneixement general. Andorra la Vella, 20 d’abril del 2016 Antoni Martí Petit Cap de Govern