El responsable de l’RPS pot disposar la creació de fitxers manuals o informàtics d’ús intern per facilitar la indexació i la cerca de documents i informació continguda al Registre, i per efectuar la funció estadística.
Aquests fitxers són d’ús exclusivament intern del Registre, per facilitar la realització de les seves funcions, i no es poden fer servir per a altres finalitats que no siguin les que el Registre té atribuïdes.