Aquesta Política s’implementa a través del desenvolupament d’una sèrie d’instruments tècnics que estableixen directrius concretes i componen el Model de gestió de l’expedient i el document electrònic (MGEDE) del Govern.
Els instruments i l’àrea responsable del seu desenvolupament i actualització són els següents:
-
a) Cicle de vida dels documents. Aquest instrument descriu com es resolen per als documents electrònics les fases i els processos principals del seu cicle de vida, tal com s’ha fet esment a l’article 7. És definit i mantingut per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
b) Quadre de classificació. Aquest instrument permet la classificació dels expedients d’acord amb la seva funció dintre de l’organització, integrant aquesta informació a les taules d’avaluació i accés a la informació. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
c) Model tecnològic. Descriu l’estructura i el format dels expedients i dels documents electrònics a què es refereix aquesta Política i la manera d’implementar-ne les directrius a les plataformes tecnològiques del Govern. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al departament responsable dels sistemes d’informació.
-
d) Vocabulari de metadades. Defineix la forma de denominar i descriure els expedients i els documents, normalitzant-ne la descripció mitjançant un conjunt de metadades estructurades. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l’Àrea d’Arxiu i Gestió de Documents en coordinació amb el departament responsable dels sistemes d’informació.
-
e) Catàleg de tipologies documentals. Identifica les tipologies de document que, des d’un punt de vista funcional, configuren els expedients del Govern. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
f) Catàleg de formats documentals. Identifica els formats electrònics admesos pel Govern segons un catàleg d’estàndards. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents en coordinació amb el departament responsable dels sistemes d’informació.
-
g) Taules d’avaluació i accés a la informació (TAAI). Instrument que permet la definició de polítiques sistemàtiques de conservació o d’eliminació i d’accés dels expedients pertanyents a cadascun dels procediments. Les taules són aprovades per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació i aplicades per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
h) Model de seguretat i polítiques d’accés. Desenvolupa els aspectes de seguretat de l’expedient i del document electrònics derivats de les normatives en seguretat documental aplicables. El seu desenvolupament i manteniment pertoquen al departament responsable dels sistemes d’informació i l’entitat responsable de la transparència en coordinació amb l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
- i) Model de digitalització qualificada. Descriu el procediment i les eines a emprar per generar còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper. El seu desenvolupament i manteniment pertanyen a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents en coordinació amb el departament responsable dels sistemes d’informació.
-
j) Model d’impressió segura. Descriu el procediment per generar i emetre còpies autèntiques en paper de documents originals electrònics. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al departament responsable dels sistemes d’informació en coordinació amb l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
k) Model de preservació. Descriu l’estratègia del Govern per garantir la seguretat, l’autenticitat i la disponibilitat dels documents electrònics a llarg termini. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al departament responsable dels sistemes d’informació en coordinació amb l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.
-
l) Política de signatura electrònica i certificats digitals. Defineix la manera d’utilitzar la signatura electrònica en l’organització, quins certificats s’utilitzen i s’admeten, i quins formats i procediments tecnològics s’apliquen en la generació de signatures. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al responsable dels Serveis de Certificació Electrònica amb la col·laboració del Gabinet Jurídic.