- Les obligacions de conservació a què es refereix l’article 18 es poden complir mitjançant la utilització de mitjans electrònics. A aquest efecte, s’entén per conservació per mitjans electrònics la conservació efectuada per mitjà d’equips electrònics de tractament, inclosa la compressió numèrica i l’emmagatzematge de dades, utilitzant mitjans òptics o altres mitjans electromagnètics.
L’obligació de conservar les factures per mitjans electrònics es pot complir a través d’un tercer.
- La conservació dels documents per mitjans electrònics s’ha d’efectuar de manera que se n’asseguri la llegibilitat en el format original en què s’hagin rebut o enviat, així com, si escau, la de les dades associades i els mecanismes de verificació de signatura o altres elements autoritzats que garanteixin l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.
El ministeri encarregat de les finances pot exigir en qualsevol moment al remitent o receptor dels documents que els transformi en un llenguatge llegible per l’Administració tributària.
- Els documents conservats per mitjans electrònics s’han de gestionar i conservar per mitjans que garanteixin un accés en línia a les dades, així com la seva càrrega remota i utilització per part del ministeri encarregat de les finances davant de qualsevol sol·licitud d’ús i sense demora injustificada.
S’entén per accés complet el que permet la visualització, la recerca selectiva, la còpia o descàrrega en línia i la impressió.
- Les obligacions de conservació igualment poden complir-se mitjançant un servei de confiança electrònic consistent en el procés de digitalització qualificada dels documents en paper a què es refereix l’article 23.3 de la Llei 35/2014, del 27 de novembre, de certificació i confiança electrònica i els decrets del 22-2-2023 de digitalització qualificada i 90/2023, d’arxiu qualificat.