Les competències de l’Oficina de Processos són les següents:
-
a) Participar dels projectes de transformació digital de l’Administració general.
-
b) Dirigir, gestionar i controlar directament els projectes que estan sota la seva competència, o la direcció en nom d’un departament de seguiment transversal de la cartera de projectes que es troben sota la seva jurisdicció de forma centralitzada i coordinada.
-
c) Elaborar i mantenir el mapa de processos i el catàleg de procediments de l’Administració general.
-
d) Prioritzar els processos i els procediments que s’hagin d’implantar i fer-ne propostes.
-
e) Fer les anàlisis funcionals dels procediments interns i externs existents o definir-ne de nous, cosa que inclou definir o coordinar la definició dels fluxos de treball, d’informació i de documentació, a través dels diferents sistemes d’informació.
-
f) Fer propostes, a les unitats funcionals responsables, per gestionar el canvi originat per la implantació de la gestió per processos i dels nous procediments: propostes de canvis normatius i organitzatius, accions formatives i informatives, o altres.
-
g) Col·laborar amb el Departament de Sistemes d’Informació en l’automatització i la digitalització de procediments.
-
h) Col·laborar amb el Departament de Sistemes d’Informació en la definició dels fluxos de treball dels procediments de l’Administració general i parametritzar els objectius i indicadors dels processos per fer-ne el seguiment. La definició i la parametrització s’han de fer amb l’eina de gestió de processos de l’organització o bé amb qualsevol altra eina dedicada a aquest efecte.
- i) Proposar als directors dels departaments del Govern el model de gestió dels processos i dels procediments implantats, fet que inclou l’establiment de mètriques i indicadors dels procediments, la fixació d’objectius, el seguiment dels objectius, la identificació d’oportunitats de millora i l’elaboració del pla de millora de cada procés aplicat.
-
j) Mesurar la satisfacció amb el servei rebut dels administrats i dels treballadors públics, i establir i gestionar els procediments de millora contínua.
-
k) Dotar l’Administració de metodologies, eines i tècniques orientades a la gestió per processos.
-
l) Donar suport a les polítiques públiques i aportar coneixement per desenvolupar els projectes segons les metodologies de l’Oficina de Processos.
-
m) Proposar normes o reglaments associats al desenvolupament dels nous processos i procediments.
-
n) Revisar la legislació actual i les seves propostes de modificació en matèria de processos, procediments i transformació digital de l’Administració general.
-
o) Demanar als departaments i als seus organismes i entitats dependents o vinculats tota la informació que sigui necessària per a l’exercici de les funcions de l’Oficina de Processos.
-
p) Establir i coordinar equips de treball transversals per desenvolupar la gestió per processos.
-
q) Convocar i presidir les reunions, amb els departaments i amb els seus organismes i entitats dependents o vinculats, que siguin necessàries per al compliment de les seves funcions.
-
r) Rebre les iniciatives relacionades amb l’exercici de les seves funcions que formulin els òrgans, les entitats, els organismes, les organitzacions sectorials, els ciutadans i qualsevol entitat pública o privada.
-
s) Qualsevol altra competència que li sigui expressament encomanada pel Govern en matèria de gestió per processos i transformació digital de l’Administració general.