Article únic

1. Es crea la Comissió d’Avaluació de la Documentació, amb les sigles CAD, que té per objecte: - Analitzar la documentació de l’Administració general. - Assessorar les entitats parapúbliques i les entitats de capital social majoritàriament públic en l’avaluació i la tria de la seva documentació. - Elaborar i regular els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació de l’Administració general, i controlar-ne l’aplicació correcta. - Establir els procediments d’eliminació i els de conservació. - Establir les taules d’avaluació de la documentació de l’Administració general. 2. Les resolucions de la CAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.

Pel que fa a l’aplicació d’aquest Reglament, s’entén per: a) Avaluació: funció destinada a determinar el valor cultural, històric, informatiu o jurídic dels documents per prendre decisions sobre com se n’ha de fer la conservació o l’eliminació. b) Eliminació: la destrucció o supressió d’informació o documents per qualsevol sistema que n’impossibiliti la recuperació o el posterior accés i utilització. c) Sèrie documental: conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o classificació, o de la mateixa activitat, o perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. d) Taules d’avaluació: indicatiu que assenyala els períodes d’utilització i els suports de conservació dels documents actius i semiactius i que identifica els documents que s’han de conservar permanentment i els que s’han d’eliminar. e) Tria: operació per la qual en un conjunt de documents se separen els que presenten un interès històric dels que només tenen una utilitat administrativa temporal i que poden ser eliminats a l’acabament del termini que s’hagi establert. f) Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s’utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats. g) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.

La CAD és integrada pels membres següents: President/a: el/la secretari/ària general del Govern Vicepresident/a: o el/la director/a de Patrimoni Cultural Vocals: - El/la cap de l’Àrea d’Arxius i Gestió de documents - Un/a tècnic/a de l’Arxiu Nacional d’Andorra que actua com a secretari/ària - Un/a professor/a-investigador/a d’història contemporània - Un/a jurista amb amplis coneixements de dret administratiu - Un/a economista - Un/a tècnic/a en sistemes d’informació Els vocals de la CAD els nomena el ministre competent en matèria de cultura a proposta del director competent en matèria d’arxius.

1. És objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general, produïda en qualsevol suport, i que es troba en qualsevol de les fases prèvies a l’ingrés definitiu a l’arxiu, un cop finalitzades les seves fases activa i semiactiva. 2. És també objecte d’avaluació la informació i les dades contingudes en els fitxers de naturalesa pública, en qualsevol suport, un cop exhaurit el seu termini i abans de destruir-les. 3. Cap dels documents públics enumerats a l’apartat 1 no pot ser eliminat sense seguir el procediment establert en aquest Reglament. 4. No pot ingressar a l’Arxiu Nacional d’Andorra ni als arxius en fase inactiva cap document que no hagi estat avaluat prèviament. 5. No pot ser objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general anterior a l’1 de gener de 1984, llevat dels casos excepcionals i degudament justificats. 6. És competència de la CAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas no se’n pot autoritzar l’eliminació quan els suports dels documents originals tinguin un valor cultural o altres característiques que n’aconsellin la conservació. 7. No es poden eliminar els documents mentre se’n conservi el valor probatori de drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació. En cap cas no es poden eliminar els documents declarats bé d’interès cultural ni els inclosos en l’Inventari general del patrimoni cultural d’Andorra.

1. El procediment d’avaluació i tria de la documentació s’inicia a proposta del responsable de l’òrgan titular de la documentació. 2. Per portar a terme una avaluació i una tria de la documentació cal que l’òrgan titular de la documentació ho comuniqui al president de la CAD: a) Aquesta comunicació ha d’incloure una proposta elaborada pel responsable tècnic de l’arxiu, avalada, en el cas de l’Administració general, pel director del departament corresponent o pel secretari d’Estat, a partir dels criteris generals d’avaluació i tria de la documentació, on es concreti de forma raonada i justificada la documentació que es considera que pot ser eliminada. b) En cas que el departament no disposi d’un responsable tècnic de l’arxiu, serà l’Àrea d’Arxius i Gestió dels Documents la que nomenarà l’arxiver que elabori la proposta. 3. En cap cas no es pot iniciar un procés d’avaluació de documents a fi de triar i eliminar documentació si la proposta no compleix els requisits recollits a l’apartat 2 d’aquest article. 4. S’ha de sol·licitar a l’Agència de Protecció de Dades que es manifesti sobre la pertinença de mantenir íntegrament determinades dades pel seu valor històric, estadístic o científic. 5. La proposta d’avaluació de la documentació ha de tenir el contingut següent: a) Identificació de la documentació que es proposa avaluar. b) Descripció de les característiques de la documentació. c) Explicació i justificació dels valors de la documentació d) Règim aplicables a la documentació e) Proposta de resolució d’avaluació.

1. La CAD estudia cada proposta per ordre de recepció i emet un dictamen en cada cas, aplicant els criteris generals que ha elaborat la CAD i que ha aprovat el Govern. 2. La CAD, abans d’emetre dictamen, pot requerir la informació i l’assessorament que consideri necessaris. 3. De les reunions de la CAD se n’aixeca acta. L’acta ha d’incloure la relació detallada de la documentació que s’acorda eliminar i de la documentació que s’acorda conservar. De l’acta se’n fan tres certificacions, una per a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, una per a l’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació i tria, i una darrera per a l’arxiu on s’ingressa la documentació que s’ha de conservar. 4. La resolució de la CAD, un cop aprovada pel Govern, s’ha de notificar al responsable de l’òrgan titular de la documentació en el termini màxim de tres mesos comptats des de la data en què la sol·licitud hagi estat presentada amb els elements descrits a l’article 5.2, llevat de casos excepcionals i justificats.

1. L’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació i tria és el responsable d’aplicar les resolucions de la CAD. 2. Quan l’aplicació d’una taula d’avaluació comporti l’eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Tenir un inventari de la documentació que s’ha de destruir. b) Obtenir l’autorització de la secretaria o de la direcció de l’organisme o l’entitat titular de documentació. c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica no hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents que s’han d’eliminar. 3. L’eliminació de documentació s’ha de comunicar a la CAD mitjançant la tramesa d’una acta feta en els termes establerts a l’article 6.4. 4. Quan la documentació que cal conservar ingressa a l’arxiu corresponent, s’adjunta al document de transferència un exemplar de l’acta de la resolució de la CAD. 5. Els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents que ha d’estar autoritzat pel secretari del Govern. Aquest registre ha d’estar a disposició de consulta de la CAD i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents. 6. Aquest registre de destrucció de documents ha de tenir, com a mínim, els camps d’informació següents: a) Codi de la taula d’avaluació i accés documental o data de la resolució d’avaluació documental que s’aplica. b) Nom de la sèrie documental. c) Any de la documentació destruïda. d) Organisme productor. e) Volum i suport de la documentació destruïda. f) Data de la destrucció. g) Existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport.

1. Les taules d’avaluació s’apliquen a la documentació pública i determinen, per a cada sèrie documental, el termini de conservació i, en el cas de la documentació en suport electrònic, el seu format de conservació. 2. La CAD impulsa i coordina l’elaboració i la revisió de les taules d’avaluació de la documentació i les eleva al Govern perquè les aprovi.

Les resolucions de la CAD, un cop aprovades pel Govern, són publicades al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.

La CAD es reuneix almenys una vegada al trimestre per tal d’avançar en la resolució de les funcions que li han estat encomanades. Correspon al president convocar la reunió amb un mínim de 15 dies d’antelació.

Reglament organitzatiu de la Comissió d’Avaluació de la Documentació (CAD) de l’Administració general Article 1 Comissió d’Avaluació de la Documentació: creació i funcions 1. Es crea la Comissió d’Avaluació de la Documentació, amb les sigles CAD, que té per objecte: - Analitzar la documentació de l’Administració general. - Assessorar les entitats parapúbliques i les entitats de capital social majoritàriament públic en l’avaluació i la tria de la seva documentació. - Elaborar i regular els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació de l’Administració general, i controlar-ne l’aplicació correcta. - Establir els procediments d’eliminació i els de conservació. - Establir les taules d’avaluació de la documentació de l’Administració general. 2. Les resolucions de la CAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives. Article 2 Definicions Pel que fa a l’aplicació d’aquest Reglament, s’entén per: a) Avaluació: funció destinada a determinar el valor cultural, històric, informatiu o jurídic dels documents per prendre decisions sobre com se n’ha de fer la conservació o l’eliminació. b) Eliminació: la destrucció o supressió d’informació o documents per qualsevol sistema que n’impossibiliti la recuperació o el posterior accés i utilització. c) Sèrie documental: conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o classificació, o de la mateixa activitat, o perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. d) Taules d’avaluació: indicatiu que assenyala els períodes d’utilització i els suports de conservació dels documents actius i semiactius i que identifica els documents que s’han de conservar permanentment i els que s’han d’eliminar. e) Tria: operació per la qual en un conjunt de documents se separen els que presenten un interès històric dels que només tenen una utilitat administrativa temporal i que poden ser eliminats a l’acabament del termini que s’hagi establert. f) Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s’utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats. g) Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats. Article 3 Comissió d’Avaluació de la Documentació: composició La CAD és integrada pels membres següents: President/a: el/la secretari/ària general del Govern Vicepresident/a: o el/la director/a de Patrimoni Cultural Vocals: - El/la cap de l’Àrea d’Arxius i Gestió de documents - Un/a tècnic/a de l’Arxiu Nacional d’Andorra que actua com a secretari/ària - Un/a professor/a-investigador/a d’història contemporània - Un/a jurista amb amplis coneixements de dret administratiu - Un/a economista - Un/a tècnic/a en sistemes d’informació Els vocals de la CAD els nomena el ministre competent en matèria de cultura a proposta del director competent en matèria d’arxius. Article 4 Documentació objecte d’avaluació i tria 1. És objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general, produïda en qualsevol suport, i que es troba en qualsevol de les fases prèvies a l’ingrés definitiu a l’arxiu, un cop finalitzades les seves fases activa i semiactiva. 2. És també objecte d’avaluació la informació i les dades contingudes en els fitxers de naturalesa pública, en qualsevol suport, un cop exhaurit el seu termini i abans de destruir-les. 3. Cap dels documents públics enumerats a l’apartat 1 no pot ser eliminat sense seguir el procediment establert en aquest Reglament. 4. No pot ingressar a l’Arxiu Nacional d’Andorra ni als arxius en fase inactiva cap document que no hagi estat avaluat prèviament. 5. No pot ser objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general anterior a l’1 de gener de 1984, llevat dels casos excepcionals i degudament justificats. 6. És competència de la CAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas no se’n pot autoritzar l’eliminació quan els suports dels documents originals tinguin un valor cultural o altres característiques que n’aconsellin la conservació. 7. No es poden eliminar els documents mentre se’n conservi el valor probatori de drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació. En cap cas no es poden eliminar els documents declarats bé d’interès cultural ni els inclosos en l’Inventari general del patrimoni cultural d’Andorra. Article 5 Procediment d’avaluació i tria 1. El procediment d’avaluació i tria de la documentació s’inicia a proposta del responsable de l’òrgan titular de la documentació. 2. Per portar a terme una avaluació i una tria de la documentació cal que l’òrgan titular de la documentació ho comuniqui al president de la CAD: a) Aquesta comunicació ha d’incloure una proposta elaborada pel responsable tècnic de l’arxiu, avalada, en el cas de l’Administració general, pel director del departament corresponent o pel secretari d’Estat, a partir dels criteris generals d’avaluació i tria de la documentació, on es concreti de forma raonada i justificada la documentació que es considera que pot ser eliminada. b) En cas que el departament no disposi d’un responsable tècnic de l’arxiu, serà l’Àrea d’Arxius i Gestió dels Documents la que nomenarà l’arxiver que elabori la proposta. 3. En cap cas no es pot iniciar un procés d’avaluació de documents a fi de triar i eliminar documentació si la proposta no compleix els requisits recollits a l’apartat 2 d’aquest article. 4. S’ha de sol·licitar a l’Agència de Protecció de Dades que es manifesti sobre la pertinença de mantenir íntegrament determinades dades pel seu valor històric, estadístic o científic. 5. La proposta d’avaluació de la documentació ha de tenir el contingut següent: a) Identificació de la documentació que es proposa avaluar. b) Descripció de les característiques de la documentació. c) Explicació i justificació dels valors de la documentació d) Règim aplicables a la documentació e) Proposta de resolució d’avaluació. Article 6 Instrucció i resolució 1. La CAD estudia cada proposta per ordre de recepció i emet un dictamen en cada cas, aplicant els criteris generals que ha elaborat la CAD i que ha aprovat el Govern. 2. La CAD, abans d’emetre dictamen, pot requerir la informació i l’assessorament que consideri necessaris. 3. De les reunions de la CAD se n’aixeca acta. L’acta ha d’incloure la relació detallada de la documentació que s’acorda eliminar i de la documentació que s’acorda conservar. De l’acta se’n fan tres certificacions, una per a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, una per a l’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació i tria, i una darrera per a l’arxiu on s’ingressa la documentació que s’ha de conservar. 4. La resolució de la CAD, un cop aprovada pel Govern, s’ha de notificar al responsable de l’òrgan titular de la documentació en el termini màxim de tres mesos comptats des de la data en què la sol·licitud hagi estat presentada amb els elements descrits a l’article 5.2, llevat de casos excepcionals i justificats. Article 7 Aplicació de les resolucions de la CAD 1. L’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació i tria és el responsable d’aplicar les resolucions de la CAD. 2. Quan l’aplicació d’una taula d’avaluació comporti l’eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Tenir un inventari de la documentació que s’ha de destruir. b) Obtenir l’autorització de la secretaria o de la direcció de l’organisme o l’entitat titular de documentació. c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica no hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents que s’han d’eliminar. 3. L’eliminació de documentació s’ha de comunicar a la CAD mitjançant la tramesa d’una acta feta en els termes establerts a l’article 6.4. 4. Quan la documentació que cal conservar ingressa a l’arxiu corresponent, s’adjunta al document de transferència un exemplar de l’acta de la resolució de la CAD. 5. Els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents que ha d’estar autoritzat pel secretari del Govern. Aquest registre ha d’estar a disposició de consulta de la CAD i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents. 6. Aquest registre de destrucció de documents ha de tenir, com a mínim, els camps d’informació següents: a) Codi de la taula d’avaluació i accés documental o data de la resolució d’avaluació documental que s’aplica. b) Nom de la sèrie documental. c) Any de la documentació destruïda. d) Organisme productor. e) Volum i suport de la documentació destruïda. f) Data de la destrucció. g) Existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport. Article 8 Taules d’avaluació 1. Les taules d’avaluació s’apliquen a la documentació pública i determinen, per a cada sèrie documental, el termini de conservació i, en el cas de la documentació en suport electrònic, el seu format de conservació. 2. La CAD impulsa i coordina l’elaboració i la revisió de les taules d’avaluació de la documentació i les eleva al Govern perquè les aprovi. Article 9 Publicitat Les resolucions de la CAD, un cop aprovades pel Govern, són publicades al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra. Article 10 Règim de reunions de la Comissió d’Avaluació de la Documentació La CAD es reuneix almenys una vegada al trimestre per tal d’avançar en la resolució de les funcions que li han estat encomanades. Correspon al president convocar la reunió amb un mínim de 15 dies d’antelació.

Cosa que es fa pública per a coneixement general. Andorra la Vella, 11 de juny del 2014 Antoni Martí Petit Cap de Govern Aprovat per: Decret, de l’11 de juny del 2014, de modificació del Decret d’aprovació del Reglament organitzatiu de la Comissió d’Avaluació de la Documentació (CAD) Inclou modificacions de: No hi ha resultats per a la cerca. No hi ha resultats per a la cerca. Derogat per: Reglament, del 9 de setembre del 2015, organitzatiu de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD)