Decret 394/2021, del 24-11-2021, d’aprovació del Reglament del Registre de Membres del Cos Penitenciari.

S’aprova el Reglament del Registre de Membres del Cos Penitenciari, que entra en vigor l’endemà de publicar-se al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.

Reglament del Registre de Membres del Cos Penitenciari

El Registre de Membres del Cos Penitenciari és un fitxer informàtic que té per finalitat centralitzar les dades personals i de vinculació a l’Administració de tots els membres del Cos Penitenciari, d’acord amb les característiques que es descriuen en el Decret del 31 de maig del 2006 que regula el fitxer de dades personals del Registre de Membres del Cos Penitenciari, i subjecte a la normativa vigent en matèria de protecció de dades.

1. Al Registre de Membres del Cos Penitenciari s’hi han de fer constar les dades dels membres del Cos Penitenciari següents:

   • a) Dades personals: nom, cognoms, data de naixement, lloc de naixement, número de passaport, adreça, número de telèfon, estat civil, convivents i fills.
   • b) Dades administratives: data d’ingrés al Cos Penitenciari, lloc de treball que ocupa, llocs de treball ocupats anteriorment en el Cos Penitenciari, concessió de permisos administratius, concessió de gratificacions i condecoracions, formacions fetes des de la data d’ingrés al Cos Penitenciari, nomenaments i cessaments, carrera professional, expedients disciplinaris, resolucions sancionadores i dossiers mèdics.
   • c) Altres dades facultatives que el membre del Cos Penitenciari consideri d’interès.

2. No ha de figurar en els expedients personals ni en el Registre cap dada referent a raça, origen ètnic, religió, orientació sexual, opinió o qualsevol altra condició personal o social com pot ser l’afiliació a un partit polític o a un sindicat.

El conjunt de les dades de cada membre del Cos Penitenciari forma el seu fitxer de dades personals.

El Registre de Membres del Cos Penitenciari depèn del ministeri competent en matèria de justícia.

1. La Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries és responsable del Registre de Membres del Cos Penitenciari.
2. La Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries ha de comunicar al ministre competent en matèria de justícia l’estat actualitzat del Registre de Membres del Cos Penitenciari i identificar les actualitzacions ocorregudes des de la comunicació anterior.

La Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries ha d’efectuar aquesta comunicació com a mínim un cop l’any.

3. La Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries pot delegar en un o diversos membres del Cos Penitenciari la custòdia i el manteniment del Registre de Membres del Cos Penitenciari. Aquesta delegació s’ha de fer de forma expressa i per escrit.

En el supòsit que, efectivament, es delegui la custòdia i el manteniment del Registre, la Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries ha de comunicar al ministre competent en matèria de justícia la identitat del membre o dels membres del Cos Penitenciari delegats a aquest efecte.

4. La Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries ha d’adoptar les mesures tècniques i organitzatives necessàries per garantir la seguretat de les dades del Registre i evitar-ne l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat.

Els responsables de la custòdia i el manteniment del Registre de Membres del Cos, així com qualsevol altra persona que intervingui en el tractament de les dades del Registre, estan subjectes al deure de confidencialitat.

1. El membre del Cos Penitenciari interessat té dret a sol·licitar i a obtenir del responsable del Registre tota informació relativa a les seves dades que figuri al Registre de Membres del Cos Penitenciari. El responsable del registre ha de facilitar a la persona interessada aquesta informació sense dilació indeguda, i en tot cas en el termini màxim d’un mes a comptar de l’endemà de la data de la recepció de la sol·licitud.
2. Aquesta sol·licitud és personal i s’ha d’efectuar mitjançant un escrit adreçat a la Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries.
3. El responsable del Registre ha de facilitar aquesta informació a través de qualsevol mitjà vàlid, ja sigui mitjançant la visualització directa de les dades, la còpia de l’arxiu en format de paper o la còpia de l’arxiu en format electrònic.

1. Les dades de caràcter personal s’actualitzen a petició del membre del Cos Penitenciari interessat, i les dades de caràcter administratiu les actualitza d’ofici el responsable del Registre.
2. Totes les anotacions al Registre de Membres del Cos Penitenciari s’han d’acreditar en suport documental. Aquesta documentació s’arxiva a l’expedient personal del membre del Cos Penitenciari.

1. El membre del Cos Penitenciari interessat té dret a obtenir del responsable del Registre la rectificació de les seves dades errònies o inexactes.
2. La sol·licitud de rectificació de dades s’ha de fer per escrit i ha d’anar acompanyada de la documentació justificativa de l’error o de la inexactitud de les dades.
3. La correcció efectiva de les dades o la denegació de la sol·licitud s’ha de comunicar al membre del Cos Penitenciari interessat sense dilació indeguda, i en tot cas en el termini màxim d’un mes a comptar de l’endemà de la data de la recepció de la sol·licitud.

1. El membre del Cos Penitenciari pot adreçar un escrit a la Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries per demanar la supressió de les dades a què fa referència l’apartat c de l’article 2.
2. La supressió efectiva de les dades s’ha de comunicar al membre del Cos Penitenciari interessat sense dilació indeguda, i en tot cas en el termini màxim d’un mes a comptar de l’endemà de la data de la recepció de la sol·licitud.

1. El membre del Cos Penitenciari té dret a oposar-se al fet que les seves dades siguin objecte de tractament per part del responsable del Registre, per motius relacionats amb la seva situació particular i quan aquestes dades no hagin estat obtingudes directament de l’interessat.
2. En cas d’oposició, el responsable del registre ha de deixar de tractar les dades personals de l’interessat, o acreditar motius legítims imperiosos per al tractament que prevalguin sobre els interessos i els drets i les llibertats de l’interessat, sense dilació indeguda, i en tot cas en el termini màxim d’un mes a comptar de l’endemà de la data de la recepció de la seva sol·licitud.

L’article 11 d’aquest Reglament no és aplicable quan la comunicació de dades tingui lloc en alguna de les circumstàncies següents:

• a) Quan la comunicació de dades es faci entre entitats de naturalesa pública, i aquesta comunicació s’estableixi en les normes de creació de fitxers de naturalesa pública de conformitat amb la normativa aplicable en matèria de protecció de dades personals.
• b) Quan la comunicació de dades sigui necessària per al compliment de les finalitats i les funcions dels registres públics.
• c) Quan la comunicació de dades es faci en compliment d’una norma vigent, o per al compliment d’una norma vigent.
• d) Quan la comunicació de les dades sigui necessària per al compliment d’obligacions contractuals establertes entre la persona interessada i el responsable del tractament, o sigui necessària per al compliment, el desenvolupament i el control d’altres relacions jurídiques que hi pugui haver entre la persona interessada i el responsable del tractament.
• e) Quan la comunicació sigui necessària per preservar l’interès vital de la persona interessada.
• f) Quan la comunicació sigui requerida per una ordre judicial.

El responsable del Registre de Membres del Cos Penitenciari ha de cancel·lar d’ofici les sancions que figuren al Registre de Membres del Cos Penitenciari d’acord amb el que estableix l’article 66 de la Llei del Cos Penitenciari.

En el supòsit que un membre del Cos Penitenciari es traslladi de manera definitiva a un altre lloc de treball de l’Administració pública, l’interessat pot sol·licitar per escrit a la Direcció del Departament d’Institucions Penitenciàries el trasllat de les dades del seu fitxer de dades personals al nou lloc de treball.

Quan un membre del Cos Penitenciari renunciï o perdi la condició de membre del Cos Penitenciari, ja sigui per raons disciplinàries, per altres causes o perquè obtingui la jubilació obligatòria o voluntària, es tanca administrativament el registre de les seves dades com a membre actiu del Cos Penitenciari.

El Registre de Membres del Cos Penitenciari s’ha d’adaptar a les disposicions d’aquest Reglament en el termini màxim de sis mesos a comptar de la seva entrada en vigor.

Els drets d’accés, rectificació, supressió i oposició regulats per aquest Reglament es regeixen de conformitat amb les disposicions de la Llei 15/2003, del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals fins a l’entrada en vigor de la Llei 29/2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals, moment en què es regiran d’acord amb aquesta última.

Queda derogat el Decret del 5-1-2011 d’aprovació del Reglament del Registre de Membres del Cos Penitenciari, així com qualsevol disposició de rang igual o inferior que s’oposi a aquest Reglament o el contradigui.

Cosa que es fa pública per a coneixement general.

Andorra la Vella, 24 de novembre del 2021

Xavier Espot ZamoraCap de Govern