- La Comissió Gestora es reuneix a la seu de l’AFA, tret que hi hagi causa justificada per reunir-se en un altre lloc dins el Principat d’Andorra, com a mínim un cop l’any, i abans de la data màxima que la llei determini per aprovar les quotes que corresponen a cada membre del Sistema de garantia. A més de la reunió esmentada, la Comissió Gestora es reuneix tants cops com sigui necessari per al bon funcionament del Sistema.
- La iniciativa de les reunions correspon al president o a dos dels seus membres. En aquest darrer cas, el president ha de convocar la reunió immediatament.
- La convocatòria ha de ser efectuada pel president, per un escrit adreçat al domicili professional dels vocals, al seu número de fax o a la seva adreça de correu electrònic, i ha d’incloure l’ordre del dia de la sessió, la qual ha de tenir en compte, entre altres, els punts relatius a la informació, les propostes i els suggeriments que formulin el president o els altres membres. La convocatòria s’efectua amb una antelació no inferior a cinc dies hàbils a la data de la celebració, encara que, excepcionalment, per a assumptes imprevistos i d’una rellevància i urgència especial, es pot convocar en un termini inferior.
Junt amb l’escrit de convocatòria o per separat, s’ha de facilitar als vocals el material que sigui necessari perquè coneguin la matèria que s’ha de tractar en la reunió.
La mateixa Comissió Gestora pot fixar la data per a una propera reunió, que, en aquest cas, s’entén vàlidament convocada, sense perjudici que es comuniqui als vocals l’ordre del dia, que s’ampliï a proposta de qualsevol vocal i que se’ls faciliti el material necessari posteriorment.
Així mateix, si tots els membres de la Comissió Gestora hi són presents i accepten per unanimitat reunir-se en comissió i estableixen un ordre del dia, es pot constituir la Comissió Gestora sense necessitat de convocatòria prèvia.
- L’assistència a la reunió de la Comissió Gestora pot ser presencial o utilitzant mitjans electrònics o telemàtics de comunicació a distància, una vegada verificada i garantida la identitat dels membres.
- Les actes de les reunions de la Comissió Gestora s’aproven en un termini màxim de 30 dies naturals posteriors a la reunió. A aquest efecte, el secretari envia l’esborrany de l’acta a tots els membres i, un cop consensuat el contingut i després d’haver obtingut, via correu electrònic, el vistiplau de tots els membres de la Comissió Gestora al text final, les actes són signades pel president i pel secretari i es passen al llibre d’actes. En tot cas, els acords són executius des del moment en què la Comissió Gestora els adopti.
El llibre d’actes es custodia a l’AFA.
- En les reunions de la Comissió Gestora es poden debatre i acordar punts no inclosos a l’ordre del dia, si la totalitat dels vocals ho accepten així.
- Poden assistir a les reunions de la Comissió Gestora, amb veu però sense vot, altres persones, quan la majoria de membres ho estimi oportú, en funció de les matèries que s’hagin de tractar.